Rozliczenie kaucji za wynajem – wzór

17 

Rozliczenie kaucji za wynajem mieszkania przeprowadza się w momencie zakończenia stosunku najmu między wynajmującym a najemcą.

Aby ułatwić Ci rozliczenie najmu, przygotowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór rozliczenia, w którym wyszczególniono konkretne przykłady potrąceń kaucji z tytułu napraw, remontu, malowania, sprzątania i innych potrąceń, które zostały odliczone od kwoty wpłaconej kaucji.

Wzór rozliczenia pobierzesz, klikając poniższy przycisk:

Wzór pisma pochodzi z kategorii:
Opis

Jak rozliczyć kaucję za wynajem mieszkania? Kaucja za wynajem bywa określana także mianem kaucji zwrotnej, stąd każdy najemca ma przeświadczenie, że powinien otrzymać jej pełen zwrot.

Tymczasem kaucja przy wynajmie mieszkania może zostać również rozliczona na poczet różnych kosztów, jakie poniósł właściciel mieszkania w związku z przywróceniem stanu mieszkania do stanu sprzed wynajęcia lokalu.

Rozliczenie kaucji najmu polega na potrąceniu z kaucji określonych sum za uzasadnione koszty poniesione przez wynajmującego. Jak rozliczyć kaucję za wynajem mieszkania, aby było to zgodne z prawem? i jak sporządzić takie pisemne rozliczenie?

Co to jest kaucja za mieszkanie?

Kaucja za mieszkanie z tytułu najmu jest zabezpieczeniem finansowym wynajmującego między innymi na wypadek ewentualnych szkód w lokalu. Jednocześnie jest to także narzędzie, które pozwala ocenić kondycję finansową najemcy – jeśli nie dysponuje on środkami na pokrycie kaucji przy zawieraniu umowy najmu, może mieć problem z terminowym regulowaniem czynszu.

Co ważne, zapisy na temat kaucji z tytułu umowy najmu za mieszkanie muszą pojawić się w treści umowy najmu wraz z warunkami zwrotu i rozliczenia kaucji. Postanowienia te powinny być zgodne z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów, które szczegółowo odnoszą się do tej kwestii.

Wspomniane przepisy mówią między innymi, że kaucja podlega zwrotowi, a jej maksymalna wysokość nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal w przypadku umowy najmu zwykłego lub sześciokrotności w przypadku umowy najmu okazjonalnego.

W praktyce wysokość kaucji na poczet najmu rzadko przekracza 3-krotność czynszu, przy czym należy mieć na uwadze, że do czynszu nie wlicza się innych opłat niż opłata za korzystanie z lokalu, np. opłat za media.

Podstawa prawna:

Art. 6. – [Kaucja zabezpieczająca należności z tytułu najmu]

4. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu.

oraz:

Art. 659. – [Umowa najmu] – Kodeks cywilny.

§ 1. Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

§ 2. Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju.

Czy kaucja za mieszkanie jest zwrotna?

Co do zasady, kaucja za mieszkanie jest kaucją zwrotną. Wynajmujący ma obowiązek zwrócić kaucję w pełnej wysokości, jeśli nie doszło do powstania szkód w lokalu, a najemca nie zalega z czynszem lub innymi opłatami na rzecz właściciela mieszkania. Do zwrotu kaucji za mieszkanie po zakończeniu najmu może dojść w gotówce lub przelewem w terminie 30 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy najmu.

Strony często dochodzą też do porozumienia, które polega na tym, że wynajmujący nie oddaje kaucji najemcy, lecz traktuje ją jako czynsz za ostatni miesiąc najmu. Nie jest to jednak praktyka, którą powinno się stosować – wynajmujący ma prawo żądać od najemcy zapłaty ostatniego czynszu.

Warto wspomnieć, że również w przypadku niektórych szkód w lokalu strony mogą dogadać się ze sobą i ustalić inny niż pieniężny sposób rozliczenia, przykładowo: jeśli najemca w jakikolwiek sposób zniszczy ściany w wynajmowanym pokoju, może odmalować je na swój własny koszt za zgodą wynajmującego i odzyskać całą kwotę kaucji.

Kaucja przy wynajmie mieszkania podlega bowiem rozliczeniu. Rozliczenie kaucji za mieszkanie wiąże się z faktem, że najemca powinien zwrócić lokal w stanie niepogorszonym. Oznacza to, że w przypadku usterek, których nie da się uznać za wynik normalnego użytkowania mieszkania, wynajmujący ma prawo potrącić z kaucji za ich usunięcie.

Kaucja z tytułu najmu służy również ewentualnym rozliczeniom finansowym. Wynajmujący może pokryć z tych środków kwotę niezapłaconego czynszu czy też innych opłat, np. licznikowych. Jeśli dochodzi do rozliczenia kaucji, czyli dokonania potrąceń, właściciel lokalu ma obowiązek wyjaśnić najemcy, dlaczego oraz jaką kwotę potrącił z wpłaconej przez niego kaucji.

W związku z tym warto podkreślić, że przy zawieraniu umowy najmu niezwykle istotnym dokumentem jest także protokół zdawczo-odbiorczy, który pozwala porównać stan mieszkania z momentu zawarcia umowy najmu oraz z momentu jej rozwiązania lub wygaśnięcia.

Co może potrącić z kaucji wynajmujący?

Rozliczenie kaucji za wynajem mieszkania powinno być szczegółowe. Zacznijmy więc od omówienia usterek, których nie można uznać za skutki „normalnego zużycia”. W protokole odbioru mieszkania na wynajem mogą pojawić się między innymi następujące opisy usterek:

  • ubytki w tynku,
  • oderwane tapety,
  • wybrzuszone panele (po zalaniu),
  • potłuczone kafelki,
  • potłuczona armatura,
  • duże zarysowania na płytkach,
  • uszkodzone meble,
  • uszkodzony sprzęt AGD,
  • rysy na blacie kuchennym.

Zazwyczaj dosyć łatwo jest określić, czy winę za dane uszkodzenia ponosi najemca. Najczęściej szkody są bowiem skutkiem jego zaniedbań czy nawet działań celowych. Podłoga może zostać uszkodzona poprzez upuszczenie ciężkiego przedmiotu, ale również przez noszenie butów w mieszkaniu czy przesuwanie ciężkich mebli.

Z kolei pocięty blat może być skutkiem nieużywania deski do krojenia, a niemożliwy do doczyszczenia piekarnik jego nieregularnym myciem. Z tego względu dopuszczalne jest także potrącenie z kaucji za sprzątanie – jeśli lokal jest do tego stopnia zaniedbany, że trzeba przeprowadzić w nim gruntowne porządki. 

Oczywiście, najemca będzie odpowiadał także za zniszczony sprzęt RTV i AGD, a także za wszelkie braki wyposażenia mieszkania. To kolejny powód, dla którego przy zawarciu umowy najmu warto sporządzić także protokół zdawczo-odbiorczy z dokładną listą wyposażenia i dokumentacją fotograficzną. Posiadając taki materiał dowodowy, wynajmujący nie musi martwić się o to, jak wykaże fakt poniesienia szkód i jak uzasadni dokonanie konkretnych potrąceń.

Jakich uszkodzeń w lokalu nie można zaś potrącić z kaucji? Będą to wszystkie skutki normalnego zużycia, czyli „pracy” elementów wyposażenia czy wykończenia mieszkania, na przykład:

  • wyrobione uszczelki,
  • wyblaknięte tapicerki,
  • utrata połysku klamek,
  • pożółknięcie/poszarzenie ścian – o ile nie da się stwierdzić, że jest to miejscowe działanie dymu papierosowego,
  • utrata puszystości dywanów i wykładzin,
  • pęknięte ściany/sufity.

Rozliczenie kaucji może mieć związek z niezrealizowaniem przez najemcę podstawowych obowiązków wynikających z umowy najmu, czyli niezapłacenia czynszu lub opłat licznikowych. Wynajmujący może potrącić z kaucji wszystkie tego typu opłaty, także rachunki za media. Nie ma natomiast prawa rozliczyć kaucji w związku z wydatkami, jakie poczynił na:

  • podniesienie standardu mieszkania, np. zakup nowych urządzeń, mebli,
  • remont mieszkania,
  • profesjonalne sprzątanie, jeśli najemca oddał lokal w stanie niepogorszonym,
  • utrzymanie kontaktu z najemcą, np. dojazdy, rozmowy telefoniczne.

Jak rozliczyć kaucję za najem mieszkania?

Jeśli wynajmujący nie zwraca najemcy kaucji za mieszkanie w całości, musi złożyć oświadczenie o potrąceniu kaucji najmu i szczegółowo wyjaśnić, jakich potrąceń i w jakiej kwocie dokonał. Dokument przedstawiony byłemu lokatorowi powinien zawierać co najmniej:

  • datę i miejsce sporządzenia,
  • dane wynajmującego i dane najemcy zawarte w umowie najmu,
  • oznaczenie umowy najmu,
  • oznaczenie wpłaconej kwoty kaucji,
  • wyliczenie dokonanych potrąceń – kwota oraz uzasadnienie,
  • określenie pozostałej kwoty kaucji, która podlega zwrotowi (można też dokonać potrąceń w całości, a nawet żądać dopłaty, gdy wysokość kaucji określona w umowie najmu jest niewystarczająca),
  • podpis wynajmującego.

Do przygotowania oświadczenia wynajmujący może wykorzystać wzór rozliczenia kaucji za wynajem. Dokument należy sporządzić w ciągu 30 dni od dnia wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, pamiętając, że rozliczenie musi być jak najbardziej rzetelne i dokładne. Co więcej, warto poprzeć je także dowodami, takimi jak:

Podsumowanie artykułu

Rozliczenie kaucji za najem mieszkania zazwyczaj odbywa się podczas zakończenia umowy najmu, czyli przy rozwiązaniu umowy najmu, a wynajmujący mieszkanie na zwrot kaucji ma określony czas.

Natomiast rozliczając najem prywatny w kontekście zwrotu kaucji, warto zachować wszelką korespondencję i dokumentację związaną z procesem zwrotu kaucji, aby móc odwołać się do niej w przypadku ewentualnego sporu sądowego, ponieważ wpłacona przez najemcę kaucja bardzo często przeznaczana jest na poczet odszkodowania, lub zaległości najemcy z tytułu czynszu.

rozliczenie-kaucji-za-najem-mieszkania-wzor
Rozliczenie kaucji za wynajem - wzór
17