Oświadczenie o potrąceniu kaucji najmu – wzór

Z reguły, kaucja przy umowie najmu traktowana jest jako jej standardowy element, zabezpieczający interes wynajmującego.

Nie każdy ma świadomość, że pełni ona rolę zabezpieczenia roszczeń, zatem nie zawsze zostanie zwrócona w pełnej kwocie przy rozwiązaniu umowy najmu.

Niektórzy wynajmujący traktują kaucję również jako sposób na weryfikację wypłacalności potencjalnego lokatora – jeśli osoba zainteresowana najmem nie jest w stanie uiścić kaucji, może to sugerować, że nie będzie płaciła za wynajem w terminie.

Przy podpisywaniu umowy najmu lokatorzy są informowani o tym, że kaucja podlega zwrotowi w momencie wygaśnięcia umowy, jej wypowiedzenia czy rozwiązania za porozumieniem stron.

Należy pamiętać jednak, że kaucja to zabezpieczenie finansowe roszczeń wynajmującego. Ten ma prawo rozliczyć ją na poczet zaległych opłat za czynsz czy media, a także na poczet szkód, jakie najemca wyrządził w lokalu.

Nie wszystko można jednak potrącić z kaucji. Kiedy zatem rozliczenie kaucji będzie zgodne z prawem?

Na jakiej podstawie wynajmujący może dokonać potrąceń z kaucji?

Podstawą dokonywania potrąceń z kaucji najmu jest umowa łącząca najemcę i wynajmującego. Taka umowa określa bowiem nie tylko wysokość kaucji i termin jej zwrotu/rozliczenia, ale również zasady użytkowania lokalu i rozliczania się z wynajmującym.

Potrąceń z kaucji dokonuje się na zasadzie rozliczania wzajemnych wierzytelności. Wynajmujący i najemca są bowiem dla siebie jednocześnie wierzycielem i dłużnikiem.

Oznacza to, że mają prawo potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony. Wskutek dokonanego potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej – ta podlega zwrotowi.

Co można potrącić z kaucji?

Rozliczenie kaucji za wynajem może zostać uzasadnione niezrealizowaniem postanowień umowy najmu przez lokatora. Mowa tu o dwóch głównych przewinieniach najemcy, mianowicie:

• o zaległościach finansowych,
• o narażeniu wynajmującego na straty z powodu niewłaściwego użytkowania lokalu. 

W praktyce, z kaucji wynajmujący może potrącić między innymi:

• sumy niezapłaconego czynszu najmu,
• sumy nieuregulowanych opłat licznikowych: za wodę, za prąd, za ścieki, za gaz, itd. 

Właściciel lokalu może potrącić z kaucji również takie sumy, które rekompensują szkody wyrządzone przez najemcę w mieszkaniu, czyli za:

• uszkodzenia lokalu i wyposażenia niewynikające z ich normalnego użytkowania,
• braki w wyposażeniu (meble, urządzenia AGD, RTV),
• skrajne zaniedbanie lokalu – możliwe jest potrącenie z kaucji za sprzątanie, jeśli mieszkanie jest w złym stanie, a także gdy zostało zagracone nieusuwanymi regularnie odpadami. 

Co ważne, aby móc dokonać takich potrąceń z kaucji, wynajmujący musi być w stanie udowodnić, że najemca wyrządził tego typu szkody w jego lokalu.

Konieczne będzie więc podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego w momencie przekazywania mieszkania na wynajem. Taki dokument zawiera bowiem dokładny opis stanu technicznego lokalu i jego wyposażenia. 

Jakie są granice potrąceń z kaucji?

Oświadczenie o rozliczeniu kaucji, które wynajmujący sporządza po zakończeniu najmu, musi być odpowiednio uargumentowane i udokumentowane.

Jeśli właściciel lokalu dokonuje potrąceń z tytułu zaległych opłat za media, dołącza do rozliczeń rachunki od dostawców energii czy gazu. Natomiast w przypadku dokonywania potrąceń z tytułu niewłaściwego użytkowania lokalu, wynajmujący musi rozróżnić dwa rodzaje strat:

• uszkodzenia podlegające pod normalne zużycie lokalu,
• uszkodzenia niepodlegające pod normalne zużycie lokalu. 

Z kaucji najmu nie można potrącić takich uszkodzeń wyposażenia czy elementów wykończeniowych, które niszczą się wraz z wiekiem oraz na skutek normalnego użytkowania.

Potrąceniu podlegają jedynie takie szkody, które powstały w wyniku zaniedbań lub celowego działania w złej wierze. Najlepiej rozróżnić te przypadki za pomocą kilku przykładów. 

Skutkiem normalnego zużycia lokalu będą na przykład:

• zużyte uszczelki,
• pęknięte ściany lub sufit,
• wyblakły dywan,
• poszarzałe czy pożółknięte farby na ścianach,
• zażółcone fugi. 

Skutkami normalnego zużycia lokalu nie będą natomiast:

• zabrudzone jedzeniem ściany,
• zarysowane meble,
• rozbite lustra,
• pocięte blaty,
• ściany pomalowane kredkami,
• porysowane, wytarte panele na skutek przesuwania mebli,
• lodówka zepsuta na skutek niewłaściwego użytkowania, np. umieszczania w niej gorących rzeczy,
• brak możliwości doczyszczenia wyposażenia, np. piekarnika, który nie był regularnie myty.

Jak widać, potrąceń z kaucji można dokonać jedynie za takie uszkodzenia w lokalu, jakich można było uniknąć, gdyby najemca użytkował go zgodnie z zasadami. 

Jak rozliczyć kaucję najmu?

Kaucję najmu rozlicza się po zakończeniu najmu, czyli po wygaśnięciu, rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy. Wynajmujący ma na to 30 dni. Po tym czasie powinien albo zwrócić kaucję najemcy, albo ją rozliczyć i przedstawić kalkulację rozliczenia. 

Do przygotowania takiej kalkulacji warto wykorzystać gotowy do wypełnienia wzór oświadczenia o potrąceniu kaucji najmu, który ułatwia ujęcie w treści pisma wszystkich wymaganych informacji.

Dokument powinien uwzględniać:

• datę i miejsce sporządzenia kalkulacji,
• dane wynajmującego i najemcy,
• oznaczenie umowy najmu,
• oznaczenie kwoty kaucji,
• wyliczenie dokonanych potrąceń,
• uzasadnienie dokonanych potrąceń,
• określenie pozostałej kwoty kaucji – podlega zwrotowi,
• podpis wynajmującego.

Rozliczenie kaucji najmu powinno być jak najbardziej szczegółowe. Warto również dokonaną kalkulację uwiarygodnić za pomocą załączników, takich jak rachunki za media czy rachunki za sprzątanie lokalu.