Jak napisać wyjaśnienie do Urzędu Skarbowego – wzór

Co to jest pismo wyjaśniające?

Pismo wyjaśniające do urzędu skarbowego to pismo ogólne, które zainteresowany sporządza samodzielnie, uzależniając jego treść od okoliczności swojej sprawy. Należy pamiętać, że urząd nie udostępnia gotowego wzorca takiego pisma, co stanowi potwierdzenie faktu, iż należy przygotować je we własnym zakresie.

Zasadniczo, pismo wyjaśniające do urzędu skarbowego, a dokładniej do naczelnika urzędu skarbowego to narzędzie korespondencji na linii urząd-podatnik. Z tego względu dotyczy zazwyczaj kwestii ewentualnych błędów czy nieporozumień.

Należy wiedzieć przy tym, że do urzędu skarbowego kieruje się także inne niż ogólne pisma, w tym:

• czynny żal,
• pismo o braku PIT 11,
• pismo o zmianę formy opodatkowania.

Każdy dokument tego typu ma charakter formalny i musi zawierać szereg niezbędnych elementów formalnych. Dotyczy to także pisma wyjaśniającego o charakterze ogólnym.

Gotowy dokument przesyła się natomiast pocztą lub składa osobiście w odpowiednim oddziale urzędu skarbowego. Ważne jest otrzymanie przy tym potwierdzenia złożenia pisma wraz z datą, gdyż pełni ono istotną rolę dowodową.

Do kogo piszemy pismo wyjaśniające dla Urzędu Skarbowego?

Pismo do urzędu skarbowego z wyjaśnieniami trzeba odpowiednio zaadresować. W większości przypadków adresatem pisma ogólnego z wyjaśnieniami będzie naczelnik urzędu skarbowego, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika – z tym urzędem skarbowym podatnik powinien się rozliczać.

Wyjątkiem od tej reguły będą pisma związane z:

• rozliczaniem podatków,
• interpretacją przepisów podatkowych.

Odwołanie od decyzji urzędu skarbowego adresuje się zatem do dyrektora izby skarbowej, a pismo w sprawie interpretacji podatkowej do ministra finansów.

Elementy pisma wyjaśniającego do Urzędu Skarbowego

Jak napisać pismo do urzędu skarbowego? Trudno jest określić, jak powinna wyglądać odpowiedź na wezwanie do złożenia wyjaśnień przez podatnika ze względu na fakt, że każda sprawa jest nieco inna.

Niemniej jednak wyjaśnienia do urzędu skarbowego nie mogą obyć się bez kilku niezbędnych elementów formalnych, takich jak:

• data i miejsce sporządzenia,
• dane adresata, czyli naczelnika urzędu skarbowego,
• dane podatnika, (imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres korespondencyjny, numer PESEL lub numer NIP [Numer Identyfikacji Podatkowej]),
• odpowiedni tytuł pisma,
• treść, czyli wyjaśnienie danej sprawy,
• prośba o nienakładanie kary (opcjonalnie),
• odręczny podpis składającego pismo wyjaśniające (mimo możliwości użycia podpisu kwalifikowanego).

Złożenie wyjaśnień do urzędu skarbowego jest bezpłatne. Do sporządzenia pisma można wykorzystać sprawdzony wzór odpowiedzi na wezwanie z urzędu skarbowego do złożenia wyjaśnień.

Potwierdzenie złożenia pisma

Wiedząc, jak napisać wyjaśnienia do urzędu skarbowego, warto upewnić się również, w jaki sposób należy takie pismo złożyć, aby posiadać dowód na realizację tego obowiązku w terminie.

Podatnicy, zwłaszcza przedsiębiorcy, często są bowiem obwarowani różnymi terminami w związku z rozliczeniami podatkowymi, dlatego uzyskanie potwierdzenia złożenia dokumentów wraz z terminem ich odbioru pełni niezwykle ważną rolę dowodową.

Co istotne dla każdego podatnika, urząd skarbowy ma obowiązek wydania potwierdzenia otrzymania pisma czy deklaracji podatkowej. Nie należy zatem obawiać się wystąpienia z prośbą o wydanie takiego dokumentu.

Jeśli wyjaśnienia będą składane osobiście, należy przygotować je w dwóch egzemplarzach, a na własnej kopii uzyskać podpis, datę i pieczęć urzędnika przyjmującego dokumenty. Z kolei w przypadku przesyłania pisma listem, należy zachować pokwitowanie odbioru przesyłki.

Przy składaniu dokumentów na elektroniczną skrzynkę podawczą, podatnik otrzyma potwierdzenie automatycznie – od jednostki informatycznej obsługi administracji podatkowej.

Pisma szczególne do urzędu skarbowego

Pismo wyjaśniające do urzędu skarbowego jest pismem uniwersalnym, ale podatnik nie wykorzysta go do załatwienia niektórych spraw w urzędzie skarbowym. Istnieją bowiem również takie pisma, które przygotowuje się według ściśle określonych wytycznych.

Dotyczy to przede wszystkim tak zwanego czynnego żalu, czyli pisma, które podatnik składa po to, aby uniknąć kary za przestępstwo czy wykroczenie. W treści czynnego żalu podatnik wyjaśnia, dlaczego dopuścił się danego czynu, wnosi o nienakładanie na niego kary i deklaruje, kiedy dopełni swojego obowiązku.

Inne pisma szczególne to odwołanie od decyzji urzędu skarbowego i wniosek o wydanie interpretacji podatkowej.

Wniosek o interpretację podatkową przygotowuje się na specjalnym formularzu, w którym podatnik wyjaśnia, jak jego zdaniem należy odczytywać dane przepisy. Złożenie takiego pisma podlega opłacie stałej – 40 zł od każdego problemu wymagającego rozstrzygnięcia.

Z kolei odwołanie od decyzji urzędu skarbowego musi uwzględniać:

• zarzuty przeciwko wydanej decyzji,
• określenie istoty i zakresu żądania: uchylenia decyzji w całości, w części, czy też zmiany decyzji,
• dowody uzasadniające żądania podatnika.

Czynny żal

Czynny żal to na tyle popularne pismo do urzędu skarbowego, że warto omówić je osobno, bardziej szczegółowo. Dzięki złożeniu czynnego żalu podatnik może uniknąć kary za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, czyli między innymi za:

• nierzetelne wystawianie faktur,
• zgłoszenie darowizny po terminie,
• niezłożenie deklaracji podatku od nieruchomości,
• niezłożenie PCC-3 za samochód,
• brak kasy fiskalnej,
• złożenie PIT po terminie,
• za niezłożenie zeznania w terminie,
• za nierzetelnie prowadzone księgi rachunkowe,
• za bezprawne stosowanie zwolnienia z VAT,
• za brak płatności podatku w terminie, i tak dalej.

Czynny żal można złożyć, dopóki urząd sam nie udokumentuje faktu popełnienia wykroczenia lub przestępstwa, lub do momentu, kiedy organy ścigania rozpoczną czynności mające na celu wykrycie popełnienia przestępstwa/wykroczenia.

Należy pamiętać, że czynny żal może chronić podatnika przed karą, ale nie zdejmuje z niego obowiązku naprawienia swoich błędów, czyli zapłacenia podatku czy złożenia zaległej deklaracji. Rozpatrzenie czynnego żalu odbywa się na podstawie podanego przez podatnika uzasadnienia.

Kiedy czynny żal nie jest możliwy:

• organy podatkowe udokumentowały już znamiona przestępstwa skarbowego,
• podatnik zorganizował grupę przestępczą, która miała na celu popełnienie przestępstwa skarbowego,
• podatnik jest właśnie w trakcie postępowania kontrolnego,
• podatnik przyzna się, że nakłaniał inne osoby do popełnienia przestępstwa skarbowego.

Jak napisać pismo wyjaśniające do US – podsumowanie

W korespondencji do Urzędu Skarbowego pismo może przybrać różną formę, może to być więc:

• pismo wyjaśniające,
• pismo o czynny żal,
• pismo o zmianę formy opodatkowania,
• pismo o braku PIT-11,
• pismo w sprawie wstrzymania egzekucji komorniczej,
• itd.

Omawiane w dzisiejszym artykule pismo wyjaśniające do urzędu skarbowego najczęściej znajduje zastosowanie na korespondencje nadchodzącą z Urzędu Skarbowego o popełnienie przestępstwa skarbowego, w odpowiedzi na taką korespondencję należy napisać do naczelnika urzędu skarbowego, wyjaśniając daną sytuację i próbując wyjaśnić zdarzenie.

Wzór pismo wyjaśniające w formie gotowego formularza pobierzesz na samej górze niniejszej strony.