Anulowanie noty obciążeniowej – wzór

Czym jest i kiedy stosuje się notę obciążeniową?

Nota obciążeniowa to dokument księgowy, który zastępuje fakturę VAT w przypadku transakcji czy zdarzeń księgowych, które nie podlegają opodatkowaniu. Dokument ten występuje pod wieloma nazwami, ale zawsze jest to ta sama nota księgowa. 

Inne terminy na notę księgową to:

• nota księgowa obciążeniowa – dotyczy uzyskania przychodów lub poniesienia kosztów,
• nota księgowa uznaniowa – notę uznaniową wystawia strona transakcji, która jest winna drugiej stronie należność, czyli tym samym uznaje istnienie należności,
• nota księgowa uznaniowo-obciążeniowa – dotyczy sytuacji, w której strona wystawiająca może zostać obciążona i jednocześnie uznać obciążenie,
• nota księgowa zewnętrzna – dotyczy rozliczeń z podmiotem zewnętrznym,
• nota księgowa wewnętrzna – dotyczy rozliczeń wewnątrz firmy.

W praktyce noty księgowe dokumentują wszystkie transakcje, które nie podlegają opodatkowaniu. Jeśli chodzi o konkretne przykłady takich zdarzeń, to należy wymienić tutaj:

• nieterminową płatność – celem wystawienia noty jest naliczenie kary umownej, ewentualnie także odsetek za opóźnienie,
• żądanie wypłaty odszkodowania – celem noty jest zwrócenie się do ubezpieczyciela z żądaniem wypłaty odszkodowania,
• przeniesienie kosztów na nabywcę – dotyczy jedynie kosztów nieobciążonych VAT-em, np. opłaty skarbowej,
• obciążenie kosztami pracownika –  na przykład za uszkodzenie mienia firmowego.

Zatem najczęściej nota obciążeniowa dotyczy dłużników. Brak akceptacji takiej noty przez drugą stronę nie wpływa na jej ważność. Nie zmienia też faktu, że nota jest dokumentem księgowym – niezależnie od tego, która strona wystawiła dokument. Zatem odrzucenie noty obciążeniowej przez kontrahenta nie musi prowadzić do jej anulowania. 

Jak anulować notę obciążeniową?

Zarówno w przypadku faktur, jak i w przypadku not księgowych możemy mieć do czynienia z błędami czy bezpodstawnym wystawieniem dokumentu. W takiej sytuacji powinno mieć miejsce anulowanie noty obciążeniowej.

Zasadniczo do anulowania noty dochodzi na wniosek dłużnika, który wykazuje w swoim piśmie, że został obciążony – na przykład karą umowną – bezzasadnie. Firma może też anulować wystawioną notę obciążeniową z własnej inicjatywy po otrzymaniu wyjaśnień od kontrahenta lub po podjęciu decyzji o rezygnacji z dochodzenia zapłaty kary umownej. 

Z punktu widzenia dłużnika, odpowiedź na pytanie “jak anulować notę obciążeniową?” sprowadza się do przygotowania pisma z prośbą o anulowanie noty obciążeniowej. W takim wniosku należy odnieść się do konkretnego dokumentu poprzez podanie jego numeru i daty wystawienia. Konieczne jest także uzasadnienie, na czym polega bezpodstawność noty obciążeniowej.

Przykładowo, bezpodstawna nota obciążeniowa to nota, która obciąża dłużnika karą umowną i odsetkami za zwłokę w sytuacji, kiedy dłużnik uregulował należność w terminie, ale z niezależnych od niego powodów pieniędzy nie zaksięgowano jeszcze na koncie firmowym. 

Z kolei z punktu widzenia wystawcy noty obciążeniowej jej anulowanie będzie polegało na sporządzeniu nowej noty – noty księgowej uznaniowej, która koryguje wartość noty obciążeniowej. 

Jak powinna wyglądać nota obciążeniowa?

Anulowanie i korekta noty obciążeniowej to czynności, które sprowadzają się do takiego samego działania – do sporządzenia nowej noty księgowej. Należy wiedzieć zatem, jakie elementy taki dokument powinien zawierać. Nota księgowa składa się z następujących danych:

• tytuł: nota księgowa, ewentualnie z dopiskiem “obciążeniowa”, “uznaniowa”,
• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• termin płatności oraz metoda płatności,
• dane wystawcy,
• dane odbiorcy,
• szczegóły obciążeń i/lub uznań, w tym kwoty, waluta, skrócony opis umożliwiający identyfikację obciążenia,
• data dokonania operacji gospodarczej.

Noty przygotowuje się zawsze w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – kopię należy przekazać drugiej stronie.

Jak wygląda korekta noty obciążeniowej?

Korekta noty obciążeniowej, tak samo jej jej anulowanie, polega na sporządzeniu nowej, tym razem wolnej od błędów noty księgowej. Taki dokument zawiera zatem te same elementy, co nota księgowa. 

Co ważne, korekty noty obciążeniowej nie należy mylić z notą korygującą do faktury. Po pierwsze, drugi dokument stosuje się w odniesieniu do faktur VAT, czyli do transakcji obciążonych takim podatkiem. Po drugie, służy on dokonaniu korekty faktury, a nie noty księgowej. 

Nota korygująca pozwala poprawić mniej istotne błędy na fakturze, na przykład błąd w nazwie produktu czy w nazwie firmy. Nie można wykorzystać takiego dokumentu do korekty ilości produktów, wartości podatku, czy kwoty netto lub brutto.

W takiej sytuacji wystawia się nową fakturę – fakturę korygującą. Co istotne, zarówno notę korygującą, jak i fakturę korygującą musi zatwierdzić jej odbiorca. Zasada ta nie dotyczy not księgowych. Te są ważne nawet bez zatwierdzenia przez kontrahenta. 

Jak zaksięgować anulowanie noty obciążeniowej?

Jak zostało wspomniane, korekta noty obciążeniowej polega na wystawieniu noty uznaniowej, która koryguje wartość poprzedniej noty. Sposób księgowania takich dokumentów można omówić na przykładzie kar umownych naliczonych za nieterminową realizację umowy.

Takie kary księguje się zgodnie z zasadą memoriału, czyli poprzez przypisanie ich do okresu, którego dotyczyły, a nie zgodnie z terminem ich zapłaty. 

Kary umowne to pozostałe przychody operacyjne firmy. Księgowanie wygląda więc następująco:

• konto rozrachunki z dostawcami lub pozostałe rozrachunki (strona Wn),
• konto pozostałe przychody operacyjne (strona Ma).

W momencie wystawienia noty uznaniowej, która anuluje notę obciążeniową, księgowanie wygląda następująco:

• konto pozostałe koszty operacyjne (strona Wn),
• konto rozrachunki z dostawcami lub pozostałe rozrachunki (strona Ma).