Korekta noty obciążeniowej – wzór

Czym są noty księgowe i kiedy się je stosuje?

Większość transakcji firmy dokumentują za pomocy faktur. Jednak nie do każdej transakcji stosuje się taki dokument księgowy. Kiedy zdarzenie nie jest opodatkowane, należy sporządzić notę księgową lub notę uznaniowo-obciążeniową – są to określenia zamienne. 

Takie dokumenty znajdują zastosowanie w odniesieniu do kosztów i przychodów, które nie podlegają przepisom ustawy o podatku VAT. W praktyce noty służą więc między innymi:

• do obciążenia dłużnika odsetkami od niezapłaconego zobowiązania,
• do udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania,
• do umorzenia długu dłużnika,
• do obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową/nieprawidłową realizację umowy,
• do sprostowania błędów w wystawionych wcześniej dowodach księgowych,
• do przeniesienia kosztów na nabywcę (dot. kosztów niepodlegających opodatkowaniu).

Jak wygląda nota księgowa?

Nota księgowa powinna być sporządzona zgodnie z wytycznymi ustawy o rachunkowości. Jest to bowiem dowód księgowy, a dowód księgowy musi zawierać:

• oznaczenie rodzaju dowodu księgowego,
• oznaczenie numeru identyfikacyjnego;
• oznaczenie stron dokonujących operacji gospodarczej;
• krótki opis operacji,
• wartość operacji,
• datę dokonania operacji, 
• datę sporządzenia dowodu księgowego, jeśli jest inna niż data operacji,
• podpis wystawcy dowodu,
• podpis osoby, której wydano/od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie, iż dowód księgowy został sprawdzony i zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych (oznaczenie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej).

Najważniejszym elementem noty jest jednak ujęcie danych stron operacji gospodarczej. Dokument przygotowuje się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jeden dla kontrahenta. 

Jak koryguje się noty księgowe?

Wzór korekty noty obciążeniowej jest równie popularny co wzór korekty faktury. Błędy mogą bowiem pojawiać się równie często na obu tych dokumentach. Co ciekawe, poprawia się je w dokładnie taki sam sposób.

Zatem jak skorygować notę obciążeniową? Korekta noty księgowej to nic innego jak nowa nota księgowa pozbawiona poprzedniego błędu, odnosząca się do poprzedniej noty. 

Ani nota obciążeniowa, ani korekta noty obciążeniowej nie podlegają pod przepisy ustawy o podatku VAT. Nie ma zatem obowiązku ujmowania w nich informacji na temat kwoty brutto i netto oraz wysokości podatku.

Dokument ma wskazywać wysokość obciążenia i opisywać zrealizowaną czynność. Jeśli błąd pojawia się w tych elementach dokumentu, korekta do noty obciążeniowej pozwala go poprawić, a właściwie usunąć. Podobnie jak oryginał dokumentu, również korektę trzeba przygotować w dwóch egzemplarzach. 

Korekta noty a nota korygująca

Wzór noty korygującej nie jest wzorem korekty noty obciążeniowej. Nota korygująca to odrębny dokument, wykorzystywany w celu usunięcia niektórych błędów, jakie mogą pojawić się na fakturze.

Notą poprawia się błędy o mniejszym znaczeniu, na przykład literówkę w nazwie firmy, nieprawidłowy adres, złą nazwę towaru czy usługi. 

Notą nie wolno poprawić błędów dotyczących wartości liczbowej towaru, kwoty netto i brutto czy zastosowanej stawki VAT. W takim przypadku sporządza się obowiązkowo fakturę korygującą, czyli nowy dokument. 

Nota korygująca składa się z następujących elementów:

• oznaczenie pisma, czyli tytuł „nota korygująca”,
• numer noty korygującej,
• data wystawienia noty korygującej,
• dane stron,
• dane z faktury, której nota dotyczy (numer, data wystawienia),
• treść korygowana wraz z treścią prawidłową.

Notę korygującą sporządza się w dwóch egzemplarzach, ponieważ odbiorca musi taką notę zatwierdzić. Korekta noty i nota korygująca są zatem dwoma zupełnie innymi dokumentami, stosowanymi w różnych sytuacjach. 

Korektę noty księgowej stosuje się w odniesieniu do operacji nieobciążonych podatkiem VAT. Z kolei noty korygujące odwrotnie – w stosunku do faktur, które nieodłącznie wiążą się z tym podatkiem. 

Czy notę obciążeniową księguje się w księgach rachunkowych?

Nota obciążeniowa jest dokumentem księgowym. Stanowi więc podstawę do zapisów w księdze przychodów i rozchodów. Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w tej księdze może być zarówno samodzielnie wystawiona i przekazana kontrahentowi nota, jak i nota otrzymana od kontrahenta.

Jedyny warunek to sporządzenie takiej noty w celu skorygowania zapisu, dotyczącego operacji gospodarczej, która wynika z dowodu obcego lub własnego. W pozostałych przypadkach nota księgowa będzie dowodem księgowym tylko wtedy, kiedy zostanie potwierdzona wyciągiem bankowym lub umową.

Nota odsetkowa

Nota odsetkowa przypomina poniekąd notę obciążeniową, ale jest wystawiana na podstawie przepisów kodeksu cywilnego. Należy wiedzieć, że obu tych dokumentów używa się w przypadku niezapłaconych zobowiązań. Nota odsetkowa wystawiana jest na podstawie art. 481 KC, zgodnie z którym wierzyciel ma prawo żądać od dłużnika odsetek za opóźnienie w płatnościach.

Wierzycielowi przysługują odsetki, jeśli zadłużony nie spełnił zobowiązania w terminie umownym lub w nowym terminie wyznaczonym mu w wezwaniu do zapłaty. Dokument obciążający dłużnika takimi odsetkami to nota odsetkowa.

Wystawienie noty odsetkowej daje wierzycielowi szereg korzyści. Przede wszystkim pozwala uświadomić kontrahentowi, jakie skutki niesie za sobą niepłacenie zobowiązań. 

Tymczasem nota obciążeniowa w relacjach z dłużnikiem pełni nieco inną rolę. Dokument przygotowuje się wtedy, kiedy firma chce nałożyć na dłużnika obowiązek zapłaty rekompensaty. Brak zapłaty przez dłużnika jest podstawą do ubiegania się o zapłatę należności w określonej odgórnie kwocie (zryczałtowana rekompensata) – 40, 70 lub 100 EURO, w zależności od kwoty roszczenia.