Podziękowanie za złożenie oferty i ODMOWA – wzór

Jak podziękować za złożenie oferty?

Podziękowanie za złożenie oferty cenowej nie jest pismem skomplikowanym. Otrzymując ofertę cenową (lub inną) od kontrahenta, należy docenić fakt, że poświęcił on swój czas na to, aby taką propozycję przygotować. Podziękowania mają wyrażać także szacunek dla drugiej strony.

W podziękowaniach można ująć między innymi następujące zwroty:

• serdecznie dziękujemy za złożenie oferty,
• doceniamy państwa wysiłek/zaangażowanie,
• cenimy państwa zaufanie,
• doceniamy państwa czas poświęcony na przygotowanie oferty, i tak dalej.

Jak odmówić przyjęcia oferty?

Podziękowanie za złożenie oferty i odmowa to pismo, którego przygotowanie jest już nieco trudniejsze. W wygodniejszej sytuacji jest osoba, która dziękuje za ofertę i przyjmuje ją. Natomiast odmowa przyjęcia oferty wymaga już pewnych umiejętności – w tym przede wszystkim asertywności, czyli umiejętności odrzucania propozycji bez niszczenia relacji łączących dwa podmioty.

Odmowa powinna być wyrażona w sposób jasny, a przy tym uprzejmy. Należy także wyjaśnić w niej przyczyny odrzucenia propozycji, unikając negatywnych sformułowań. Wystarczy, że podmiot powoła się na argumenty związane z jego własną sytuacją, bez porównywania jednej oferty do drugiej. W odmowie można napisać:

• że firma nie jest w stanie przyjąć oferty w danym momencie,
• że po przeanalizowaniu bieżących potrzeb firma doszła do wniosku, iż nie jest w stanie podjąć współpracy,
• że firma wybrała ofertę najkorzystniejszą.

Podziękowanie za ofertę i odmowa to wiadomość, w której warto zawrzeć także pozytywne sformułowania. Można wykorzystać takie pismo, aby wyrazić nadzieję na nawiązanie współpracy w przyszłości, czy też na kontynuację dobrych relacji. Na zakończenie dobrze jest również życzyć kontrahentowi pomyślności.

Jak napisać podziękowania i odmowę?

Podziękowanie za złożenie oferty z odmową jej przyjęcia to pismo przyjmujące formę listu biznesowego. Do sporządzenia takiego dokumentu można wykorzystać wzór podziękowania za złożenie oferty i odmowa, pamiętając, aby dostosować jego treść do okoliczności danej sytuacji.

Każdy list z podziękowaniami powinien uwzględniać:

• datę i miejsce sporządzenia,
• dane adresata (nazwa firmy/organizacji, imię i nazwisko przedstawiciela),
• nagłówek,
• zdanie wprowadzające: „Dziękujemy za przesłanie Państwa oferty”, „Dziękujemy za złożenie propozycji współpracy”,
• treść pisma, w której znajdzie się podziękowanie, odmowa i powody odmowy, oraz opis okoliczności wyjaśniających negatywną decyzję,
• ewentualne wyrażenie nadziei na współpracę w przyszłości,
• podziękowanie za poświęcony czas,
• podpis.

W jaki sposób sporządzić i przesłać podziękowania? Zasadniczo, taką wiadomość można przesłać zarówno listem tradycyjnym, jak i środkami przekazu elektronicznego, na przykład e-mailem. Należy pamiętać jednak, że odpowiedź na złożoną ofertę powinna mieć taką samą formę, jak sama oferta. Nie należy odpowiadać zatem mailem na list przesłany pocztą tradycyjną.

Dlaczego należy przesyłać pisma z podziękowaniami za ofertę?

Każda firma zdaje sobie sprawę z faktu, że mogą trafiać do niej różne oferty współpracy – zarówno od partnerów, jak i od firm niepowiązanych do tej pory z przedsiębiorstwem. Im większa, lepiej znana firma, tym więcej takich propozycji będzie otrzymywać.

Oczywiste jest także, że nie będzie ona w stanie uczestniczyć we wszystkich spotkaniach biznesowych i przyjmować wszystkich ofert współpracy. Część z nich zmuszona będzie odrzucić. Wiedzą o tym zarówno firmy przyjmujące oferty, jak i firmy przesyłające takie propozycje czy zaproszenia, zwłaszcza jeśli robią to masowo.

Choć oba podmioty zdają sobie sprawę z opisanych okoliczności, nie oznacza to, że otrzymywane oferty można po prostu ignorować. Jeśli firma milczy w odpowiedzi na propozycję współpracy, jest to obraźliwe, świadczy o braku szacunku dla cudzej pracy i poświęcenia czasu, a także o braku profesjonalizmu.

Przesłanie korespondentowi odpowiedzi na jego propozycję – listu z podziękowaniami i odmową – jest konieczne, a dobrze sformułowana wiadomość to najlepszy sposób, aby zadbać o lojalne relacje z adresatem.

Warto wspomnieć również o nieco innych podziękowaniach, czyli o podziękowaniach na linii osoba fizyczna-firma. Dotyczy to przede wszystkim procesów rekrutacji i odrzucenia propozycji zatrudnienia. Podziękowanie za ofertę pracy i odmowa pozwala zadbać o to, aby droga do podjęcia pracy w danej firmie pozostała otwarta.

Kandydat przyjęty w procesie rekrutacji czy też osoba indywidualnie zaproszona do podjęcia pracy w danym zakładzie zawsze ma prawo odmówić podpisania umowy – może uzasadnić to między innymi otrzymaniem korzystniejszej oferty, a także przyczynami związanymi ze swoją sytuacją prywatną. Niemniej jednak, jeśli zależy jej na profesjonalnym wizerunku, powinna takie pismo przygotować.

W jaki sposób pisać podziękowania z odmową?

Przygotowując pismo, jakim jest podziękowanie za udział w przetargu i odmowa, należy stosować się do pewnych zasad.

Po pierwsze, treść takiej wiadomości nie może być całkowicie dowolna, ponieważ struktura listu powinna być zgodna ze strukturą wszystkich dokumentów biznesowych. Pismo zawsze należy podzielić zatem na trzy części: wstęp z nagłówkiem, część główną z podziękowaniami i odmową, a także zakończenie z podpisem autora.

Po drugie, pismo tego typu należy pisać w odpowiednim stylu. Styl ten ma być zwięzły, powściągliwy, wolny od skomplikowanej terminologii. Konieczne jest zachowanie pełnej poprawności i bezwzględne unikanie sformułowań obraźliwych.

Podziękowania i odmowa powinny zostać przygotowane z myślą o następujących zasadach:

1. Odmowa jest częścią konstruktywnego dialogu ludzi biznesu – każda firma ma prawo realizować własne cele i interesy, które nie muszą się pokrywać, dlatego odmowa jest powszechną praktyką i każdy musi umieć ją zaakceptować.
2. Odmawiać należy mądrze – konieczne jest wykazanie, że firma rozumie stanowisko drugiej strony, że poznała jej ofertę i docenia złożoną propozycję.
3. Odmowa powinna być uzasadniona – należy wyjaśnić, dlaczego przyjęcie oferty jest niekorzystne dla firmy.

Podsumowanie

Odrzucenie oferty pracy, odrzucenie oferty w przetargu, odrzucenie oferty z powodu rażąco niskiej, czy też odrzucenie oferty cenowej to sytuacja, w której osoba lub firma, która otrzymała ofertę, decyduje się nie przyjąć jej lub nie zawrzeć umowy na proponowanych warunkach.

Może istnieć wiele powodów, dla których ofertę można odrzucić, takich jak niezadowalające warunki finansowe, nieodpowiednie warunki umowy, brak zainteresowania danym produktem lub usługą, konkurencyjna oferta od innego dostawcy lub po prostu decyzja o niekontynuowaniu współpracy.

Ważne jest, aby odrzucenie oferty zostało przekazane w sposób jasny i zrozumiały dla drugiej strony, aby uniknąć nieporozumień i umożliwić ewentualne dalsze negocjacje lub poszukiwanie innych możliwości.

Tak jak pisaliśmy, można odrzucić ofertę pracy oraz inne oferty w zależności od sytuacji, o odrzuceniu oferty pracy lub innej oferty, np. przetargowej decyduje wiele czynników i warto te powody z grubsza poruszyć w piśmie odrzucającym.