Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym – wzór

Umowa z biurem rachunkowym o świadczenie usług księgowych może zostać zawarta zarówno na czas określony, jak i na czas nieokreślony. W obu przypadkach przedsiębiorca ma prawo wypowiedzieć ją w dowolnym momencie – dotyczy to także rozwiązania umowy przez samo biuro rachunkowe.

Najczęściej rozwiązanie umowy księgowej będzie wiązało się z obowiązkiem zachowania okresu wypowiedzenia. Jedynie w ściśle określonych okolicznościach umowę można zerwać w trybie natychmiastowym bez żadnych konsekwencji.

Jak zakończyć współpracę z biurem rachunkowym?

Umowa z biurem rachunkowym zawsze zawierana jest na piśmie. Jej wypowiedzenie także wymaga zachowania formy pisemnej. Wypowiedzenie umowy jest jednostronnym oświadczeniem woli, dlatego jego skuteczność nie zależy od decyzji drugiego podmiotu. W momencie rozwiązywania umowy strony obowiązują zapisy samego dokumentu, a także przepisy kodeksu cywilnego.

Aby rozwiązać umowę z biurem rachunkowym, należy sporządzić pisemne oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy i dostarczyć je drugiej stronie – osobiście, bądź listownie.

Jeśli umowa wypowiadana jest z ważnych powodów, może zakończyć współpracę w trybie natychmiastowym. Dotyczy to sytuacji, kiedy jedna ze stron w sposób rażący nie dopełnia swoich obowiązków, np. gdy klient nie płaci za świadczone usługi.

Najczęściej jednak wypowiedzenie usług księgowych odbywa się w trybie zwykłym, z zachowaniem okresu wypowiedzenia, który może wynosić od miesiąca do trzech. W tym czasie klient płaci księgowym, a biuro rachunkowe nadal świadczy swoje usługi.

Okres wypowiedzenia można wykorzystać na znalezienie nowego usługodawcy, z którym przedsiębiorca nawiąże współpracę po rozwiązaniu umowy z dotychczasowym księgowym.

Kiedy można rozwiązać umowę z biurem rachunkowym?

Wypowiedzenie umowy księgowej może nastąpić w każdym czasie, nawet bez podania przyczyny. Najkorzystniej jest jednak rozwiązać taką umowę pod koniec okresu rozliczeniowego, ponieważ ułatwia to kontynuację prowadzenia ksiąg (oczywiście nie jest to konieczne).

Jeśli zaś chodzi o okoliczności wypowiedzenia umowy księgowej, to wyliczamy wśród nich między innymi:

• chęć całkowitej rezygnacji z usług księgowych – gdy przedsiębiorca planuje prowadzić księgowość samodzielnie lub gdy przedsiębiorca likwiduje swoją działalność,
• chęć zmiany biura rachunkowego ze względu na dostępność korzystniejszej oferty,
• chęć zmiany biura rachunkowego z powodu niezadowolenia – gdy przedsiębiorca nie jest usatysfakcjonowany poziomem świadczenia usług przez księgowych, gdy księgowi popełniają błędy w rozliczeniach, gdy księgowi nie dotrzymują terminów i narażają firmę na szkodę.

Jak napisać wypowiedzenie usług księgowych?

Jak zostało wspomniane, wypowiedzenie usług księgowych musi przyjmować formę pisemną – formę pisemnego oświadczenia woli o wypowiedzeniu. Dokument ma charakter formalny i powinien uwzględniać szereg niezbędnych elementów, dlatego najłatwiej jest przygotować go w oparciu o wzór wypowiedzenia usług księgowych.

Pismo tego typu zawiera:

• datę i miejsce wypowiedzenia umowy,
• dane stron umowy,
• oznaczenie wypowiadanej umowy,
• przyczynę wypowiedzenia (w przypadku wypowiedzenia w trybie natychmiastowym),
• podpis strony wypowiadającej umowę.

Co istotne, wzór wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym uwzględnia także jeden dodatkowy, równie istotny element – mianowicie wezwanie do zwrotu dokumentacji księgowej. Firma powinna bowiem oddać klientowi wszystkie dokumenty związane z prowadzoną przez niego działalnością w momencie zakończenia współpracy.

Wezwanie do wydania dokumentacji może wyznaczać biuru konkretny termin dokonania zwrotu. Warto także określić w nim preferowaną formę zwrotu: osobiście, kurierem czy listem poleconym.

Jakie dokumenty należy odzyskać od biura rachunkowego?

Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym wiąże się z zakończeniem współpracy pomiędzy księgowymi a firmą. W takich okolicznościach biuro ma obowiązek dokonania zwrotu dokumentacji księgowej, która nie jest jej własnością – należy wyłącznie do firmy, której dotyczy. Momentowi przekazania dokumentacji księgowej powinno towarzyszyć sporządzenie protokołu.

Na protokole widnieją wszystkie zwracane dokumenty księgowe, czyli między innymi:

• deklaracje rozliczeniowe ZUS i deklaracje podatkowe,
• ewidencje: faktur, ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, przebiegu pojazdów, wyposażenia,
• rejestr VAT,
• księgi podatkowe,
• wyciągi bankowe,
• umowy,
• potwierdzenia zapłaty należności,
• dokumenty kadrowo-płacowe.

Jeśli w protokole obecne będą jakiekolwiek braki, przedsiębiorca może wezwać biuro do ich uzupełnienia. Czy biuro może odmówić? Zgodnie z przepisami, nie ma takiej możliwości nawet wtedy, kiedy przedsiębiorca zalega z płatnościami za świadczone usługi. Biuro rachunkowe nie może uzależniać zwrotu dokumentacji księgowej od rozliczeń z klientem.

Musi w pierwszej kolejności oddać wszystkie posiadane dokumenty, a dopiero później może dochodzić zapłaty na drodze sądowej. W przeciwnym razie naraża się na surowe kary za bezprawne przetrzymywanie dokumentacji.

Z kolei przedsiębiorca powinien pamiętać, że po odebraniu dokumentacji księgowej musi przechowywać ją przez okres 5 lat. W tym czasie urzędy mogą bowiem żądać wglądu w posiadaną przez niego dokumentację w trakcie kontroli. Jeśli jednak przedsiębiorca zmienia biuro rachunkowe, całą dokumentację powinien przekazać firmie, z którą zawarł umowę.

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Częste zmienianie biur rachunkowych jest niekorzystne dla firmy. Wiąże się również z wieloma formalnościami, które zajmują sporo czasu. Warto wiedzieć więc, jak wybrać dobre biuro rachunkowe, czyli czym kierować się przed podjęciem decyzji o podpisaniu umowy z kolejną firmą.

Oto kilka wskazówek:

1. Upewnij się, że biuro posiada certyfikat księgowy Centrum Informacji Księgowej lub Ministra Finansów. Świadczą one również o posiadaniu ubezpieczenia OC, wykupywanego na wypadek ewentualnych uchybień czy błędów w prowadzeniu ksiąg. Certyfikaty informują też o doświadczeniu firmy (min. 2 lub 3-letnim).
2. Sprawdź, czy biuro pracuje na na licencjonowanych programach księgowych.
3. Umów się z przedstawicielem biura na rozmowę w celu omówienia możliwości współpracy i szczegółów umowy.
4. Upewnij się, że biuro dokonuje terminowych rozliczeń i dostarcza dokumenty na czas – to szczególnie istotne w rozliczeniach z US czy ZUS.

Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym – podsumowanie

Jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym? Wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych polega na jednostronnym rozwiązaniu umowy, która została zawarta między tobą (jako klientem) a biurem rachunkowym. Wypowiedzenie umowy informuje biuro rachunkowe o twojej decyzji o zakończeniu współpracy z nimi.

Umowę z biurem rachunkowym przedsiębiorca może rozwiązać z przewidzianym okresem wypowiedzenia (obowiązują ustawowe terminy wypowiedzenia), na koniec obowiązującej umowy lub natychmiast, jeśli biuro rachunkowe nie wypełnia swoich obowiązków zapisanych w umowie (wtedy jednak w umowie powinny znajdować się zapisy, że jako klienci biura rachunkowego mamy możliwości natychmiastowego rozwiązania umowy z biurem rachunkowym).