Wezwanie do wydania dokumentów księgowych – wzór

Kiedy biuro rachunkowe zwraca dokumenty księgowe?

Dokumentacja księgowa może być przechowywana przez biuro rachunkowe, dopóki obowiązuje umowa o świadczenie usług księgowych. Jeśli taka umowa zostanie rozwiązana, powstanie obowiązek dokonania zwrotu dokumentacji. Umowa z biurem rachunkowym ulega rozwiązaniu na skutek:

• upływu terminu, na jaki została zawarta,
• wypowiedzenia umowy przez jedną ze stron,
• zawarcia porozumienia, czyli za zgodą obydwu stron.

Jeśli umowa księgowa zostanie rozwiązana przed terminem, na jaki została zawarta, strony będzie obowiązywał okres wypowiedzenia. Oznacza to, że dokumentacja zostanie zwrócona po upływie okresu wypowiedzenia, na przykład 30-dniowego.

Dlaczego biuro rachunkowe musi zwrócić dokumentację firmową?

Wydanie dokumentów księgowych przez biuro rachunkowe jest obowiązkowe, natomiast ich niewydanie podlega karze. Wynika to z przepisów Kodeksu karnego art. 276 w brzmieniu:

Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Przepisy mówią o tak zwanym bezprawnym przetrzymywaniu dokumentów, czyli o sytuacji, kiedy zewnętrzna firma – tutaj biuro rachunkowe – odmawia zwrotu dokumentacji dotyczącej innego przedsiębiorstwa. Należy pamiętać zatem, że takie działanie jest przestępstwem i nie można usprawiedliwiać go na przykład, nieuregulowanymi zobowiązaniami klienta wobec księgowej.

Jak odzyskać dokumenty księgowe?

Przedsiębiorca będzie zmuszony do odzyskania dokumentów księgowych między innymi w przypadku podjęcia decyzji o rezygnacji z usług księgowych czy o zmianie biura rachunkowego.

W takiej sytuacji dojdzie do rozwiązania umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych, co oznacza, że biuro rachunkowe nie będzie miało już żadnych podstaw do przetrzymywania takiej dokumentacji.

Zdarza się jednak, że po zerwaniu umowy z biurem rachunkowym, firma odmawia wydania dokumentacji księgowej lub po prostu zwleka z wypełnieniem tego obowiązku. Co wtedy powinien zrobić przedsiębiorca?

Biuro rachunkowe może przechowywać dokumentację księgową firmy tylko wtedy, gdy z przedsiębiorcą łączy je ważna umowa na prowadzenie ksiąg. Kiedy taka umowa wygasa lub zostaje wypowiedziana, automatycznie powstaje obowiązek dokonania zwrotu dokumentów.

Jeżeli biuro nie wyda dokumentacji byłemu klientowi, będzie to już bezprawne przetrzymywanie dokumentów księgowych, za które grozi odpowiedzialność karna. Kiedy więc firma odmawia wydania dokumentacji, należy w pierwszej kolejności wezwać ją na piśmie do dokonania zwrotu dokumentów w wyznaczonym terminie.

Zwrot dokumentacji księgowej a nieuregulowane zobowiązania przedsiębiorcy

Należy pamiętać, że wydanie dokumentów księgowych przez biuro rachunkowe jest obowiązkowe i firma nie może uzależniać takiego zwrotu od stanu rozliczeń z przedsiębiorcą. Co to oznacza? Biuro księgowe nie ma prawa odmawiać zwrotu dokumentacji z powodu nieuregulowanych zobowiązań przedsiębiorcy.

Bezprawne przetrzymywanie dokumentacji nie może być karą za brak zapłaty, a ewentualny spór w takiej sprawie biuro powinno rozwiązać na drodze sądowej, po wydaniu dokumentów.

Podobnie jak przedsiębiorca sporządza pisemne wezwanie do wydania dokumentów księgowych, tak samo biuro rachunkowe powinno wezwać przedsiębiorcę na piśmie do uregulowania zaległości.

Dopiero w przypadku, kiedy ten nie uiści płatności w terminie, sprawa może trafić do sądu, gdzie biuro rachunkowe uzyska nakaz zapłaty stanowiący tytuł wykonawczy. To jedyny legalny sposób na uregulowanie rozliczeń z przedsiębiorcą.

Jak wezwać biuro rachunkowe do wydania dokumentacji księgowej?

Księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej stanowią wyłączną własność przedsiębiorstwa, a zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego (art. 222):

Właściciel może żądać od osoby, która włada faktycznie jego rzeczą, ażeby rzecz została mu wydana.

Na tej podstawie sporządzony został wzór wezwania do wydania dokumentów księgowych, który przedsiębiorca może wypełnić i przesłać na adres biura rachunkowego. Druk uwzględnia:

• datę i miejsce sporządzenia,
• oznaczenie stron,
• oznaczenie umowy, która została rozwiązana,
• żądanie zwrotu dokumentacji,
• termin wydania dokumentacji,
• rodzaj dokumentów, jakie mają zostać zwrócone (lista),
• podstawę prawną wezwania do zwrotu dokumentacji,
• ostrzeżenie o konsekwencjach, czyli zgłoszenie sprawy do prokuratury.

Jak wygląda zwrot dokumentacji księgowej?

Biuro księgowe ma obowiązek obchodzenia się z dokumentacją księgową klientów zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z treścią umowy. W większości przypadków będzie to oznaczało konieczność zadbania o poufność danych księgowych.

W przypadku dokonywania zwrotu dokumentacji, czyli w momencie wydania dokumentów, biuro rachunkowe będzie musiało sporządzić protokół – protokół przekazania dokumentów księgowych. Dokument ten jest potwierdzeniem wydania dokumentacji. Wskazuje, jakie dokumenty zostały wydane i kto je odebrał.

Protokół wydania dokumentacji musi uwzględniać:

• dane biura rachunkowego,
• dane osoby odbierającej dokumentację,
• datę odbioru dokumentacji,
• listę wydanych dokumentów,
• podpisy stron.

Lista wydanych dokumentów księgowych powinna pokrywać się z listą uwzględnioną w treści wezwania do wydania dokumentacji księgowej. W protokole biuro rachunkowe może zaś zobowiązać przedsiębiorcę do sprawdzenia, czy otrzymał wszystkie dokumenty i czy dokumentacja jest kompletna.

Zwykle czas na weryfikację zwróconych dokumentów księgowych wynosi 2 tygodnie. W tym terminie przedsiębiorca powinien zgłosić ewentualne braki czy błędy za pomocą odpowiedniego pisma.

Na koniec

Czasem odzyskanie dokumentów księgowych z biura księgowego, z którego zrezygnowaliśmy – może okazać się prawdziwą bolączką, szczególnie jeśli rozstaliśmy się z biurem w nieprzyjaznej atmosferze.

Na szczęście istnieją 3 przepisy, na które warto się powołać, konstruując wezwanie do wydania dokumentów księgowych:

Art. 55 Kodeksu cywilnego:

Przedsiębiorstwo jest zorganizowanym zespołem składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności gospodarczej.

Obejmuje ono w szczególności:

9)księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

oraz:

Art. 222 Kodeksu cywilnego:

§ 1. Właściciel może żądać od osoby, która włada faktycznie jego rzeczą, ażeby rzecz została mu wydana, chyba że osobie tej przysługuje skuteczne względem właściciela uprawnienie do władania rzeczą.

oraz:

Art. 276 Kodeksu karnego:

Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać,podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Niestety niektóre biura rachunkowe są małoprofesjonalne i utrudniają rozstanie się z klientem, co przecież i tak jeszcze bardziej działa na ich niekorzyść, bo negatywna opinia na temat biura rachunkowego będzie przestrogą dla innych potencjalnych klientów.

Usługi księgowe są dość charakterystycznym sektorem usług, ponieważ przedsiębiorca, chcąc rozliczyć ewentualne rozliczenia finansowe, musi przekazać do biura rachunkowego wszystkie dokumenty potwierdzające koszty, jakie poniósł oraz przychody, jakie uzyskał.

Wiąże się to oczywiście z udzieleniem biuru rachunkowemu ogromnego zaufania, co niestety często okazuje się niewłaściwą decyzją, którą trzeba „prostować” formułując wezwanie do biura rachunkowego do przekazania w wyznaczonym terminie dokumentów księgowych.

Konstruując takie wezwanie, warto wykorzystać przygotowany przez nas wzór wezwania, które pobierzesz na samej górze strony.