Masz 0 pisma w koszyku
17 zł
Biuro rachunkowe, jak każda inna firma, musi dbać o swoje finanse. Każdy księgowy zatrudniony w takim biurze ma prawo do wynagrodzenia, które jest proporcjonalne do ilości realizowanych przez niego obowiązków. W związku z licznymi zmianami w przepisach, a także w związku z inflacją, podwyżka cen usług księgowych wydaje się nieunikniona.
Warto jednak porozmawiać o niej ze swoimi klientami na długo przed faktycznym podwyższeniem cen, aby zatrzymać ich przy sobie. Jak poinformować klienta o podwyżce cen księgowych?
Dla ułatwienia Ci sporządzenia takiego pisma przygotowaliśmy gotowy do pobrania wzór pisma informującego o podwyżce cen usług księgowych, który pobierzesz, klikając poniższy przycisk:
Kiedy rosną koszty utrzymania firmy, ta zmuszona jest podnieść swoje ceny, aby prowadzona działalność nadal przynosiła zyski zamiast strat. Dotyczy to również biur księgowych. Podstawową przyczyną podwyżki cen może być inflacja, lecz nie tylko.
Branża usług księgowych jest specyficzna ze względu na fakt, że pracownicy biura księgowego muszą pozostawać na bieżąco z wszelkimi zmianami w przepisach. Oznacza to również, że należy stale posyłać ich na kursy i szkolenia. Ostatnie lata przyniosły natomiast wiele drastycznych zmian w prawie, w tym również takich zmian, które nałożyły na księgowych większą ilość dodatkowej pracy.
Wiele biur rachunkowych boi się podnosić ceny ze względu na ryzyko utraty klienta. Niska cena bywa bowiem najskuteczniejszą kartą przetargową w walce o konsumenta, jeśli chodzi o branżę usług księgowych. Klienci często posługują się tutaj argumentem typu: „konkurencja zrobi to taniej”.
Warto pamiętać jednak, że obniżając ceny i zyskując setki dodatkowych klientów, biuro nakłada na siebie ogromną ilość obowiązków, musi zatrudnić dodatkowych pracowników, a to zwiększa koszty prowadzenia działalności oraz ryzyko popełnienia kosztownych błędów – i w taki sposób pojawia się efekt tak zwanego błędnego koła, prowadzącego do utraty klientów.
Należy wiedzieć zatem, że podwyżka cen usług nie zawsze stanowi przyczynę odejścia klienta do konkurencji. Jeśli będzie on niezadowolony z jakości świadczonych usług, może zrezygnować z nich w każdej chwili.
Kiedy zaś firma zadba o jakość obsługi, komfort korzystania z usług i dobry kontakt z konsumentem, nie będzie musiała obawiać się jego utraty. Informacja o podwyżce cen usług księgowych stanowi sposób na utrzymanie z klientem dobrej komunikacji.
Jeśli biuro odpowiednio wcześnie uprzedzi o planowanej podwyżce i wyjaśni jej przyczyny, ryzyko odejścia klienta do konkurencji będzie niewielkie. Odpowiednio przekazana informacja może okazać nawet korzystna w skutkach – zwiększy zaufanie, jakim klient darzy firmę, a to jest niezwykle istotne, kiedy w grę wchodzą usługi księgowe.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak podnieść ceny w biurze rachunkowym. Zasadniczo, można przedstawić tutaj dwa sposoby:
O podwyżce cen nie trzeba – choć nadal warto – informować klienta w sytuacji, kiedy zawarta z nim umowa zawiera zapisy dotyczące corocznej waloryzacji cen usług w oparciu o wskazany wskaźnik, np. wskaźnik inflacji.
Ponieważ jednak wielu konsumentów nie czyta dokładnie umów lub może zapomnieć o takim zapisie, przed podwyżką stawek wskazane jest przesłanie klientom pisma z przypomnieniem o nadchodzącym terminie wdrożenia nowego cennika.
Inny sposób to jednorazowa podwyżka wprowadzona niezależnie od zapisów umownych. Taką podwyżkę cen warto jednak uzasadnić, a także poinformować o niej konsumentów z jak największym wyprzedzeniem. Część biur księgowych nie wyjaśnia klientom przyczyny podwyższenia cen, a jedynie o niej informuje.
Dokładnych wyjaśnień udziela dopiero po otrzymaniu zapytania od konsumenta. Na takie działania może pozwolić sobie przedsiębiorstwo, które nie narzeka na brak klientów, ma już stabilną pozycję na rynku i cieszy się dobrymi opiniami oraz dużym zaufaniem.
Mniejsze biura księgowe powinny trzymać się jednak zasady, iż informacja dla klienta o podwyżce cen księgowych wskazuje również na przyczynę takiego działania. Co ważne, informacja ta powinna przekazywać informacje, które są korzystne dla obu stron. Jak ją przygotować?
Do przygotowania informacji o podwyżce cen, która nie odstraszy klientów i nie skłoni ich do skorzystania z oferty konkurencji, warto wykorzystać gotowy wzór pisma o podwyżce cen usług księgowych. Dokument pomaga przedstawić podwyżkę w lepszym świetle, mówiąc o niej językiem korzyści.
Informacja o podwyżce powinna zawierać:
W tym roku wzór pismo uzasadniające podwyżkę cen usług księgowych jako przyczyny podwyższenia cen usług wskazuje:
Ponieważ zwiększy się nakład pracy biur księgowych (więcej obowiązków, konieczność odbycia kursów i szkoleń) i zwiększą się wydatki związane z samym prowadzeniem biur (oprogramowanie), naturalną konsekwencją wystąpienia tych czynników będzie podwyżka cen usług. Wymienienie tych przyczyn jest w zupełności wystarczającym uzasadnieniem podwyżki cen.
Warto pamiętać bowiem, że informacja o podwyżkach dla klienta nie powinna mieć charakteru przepraszającego – sugeruje to bowiem, że podwyższenie cen jest nieadekwatne do jakości świadczonych usług.
Ważną częścią informacji o podwyżce cen jest także wskazanie korzyści, czyli “dobrych stron” podwyżki dla klienta. Takie korzyści to między innymi:
Istnieje kilka zasad, których warto przestrzegać przy każdorazowym podwyższaniu cen usług biura rachunkowego. Jak zostało wspomniane, informację na ten temat trzeba przekazać z wyprzedzeniem.
To pozwala klientowi przygotować się na wyższe wydatki. Kluczowe będzie odpowiednie przekazanie informacji o podwyżce, z uwzględnieniem formy kontaktu preferowanej przez danego usługobiorcę, np. mailowo, pocztą tradycyjną, telefonicznie, osobiście.
W samym przekazie dotyczącym podwyżki warto wspomnieć nie tylko o przyczynach podwyżki, ale również:
Komunikację z klientem zawsze należy także personalizować. Część konsumentów przyjmie informację o podwyżce bez zbędnych pytań. Z kolei inni mogą zechcieć negocjować warunki umowy, ostrzegając o jej wypowiedzeniu.
Warto przygotować się na taką ewentualność i mieć pod ręką dodatkowe argumenty uzasadniające podwyżkę, czy też plan oferty indywidualnej, która może przekonać klienta do pozostania przy danej firmie.
Podwyższenie cen usług księgowych wymaga rzetelnego uzasadnienia, aby klientom było łatwiej zrozumieć powody takiej decyzji. Poniżej znajdziesz kilka potencjalnych uzasadnień:
Biura rachunkowe tak jak inne podmioty świadczące usługi – także mają prawo podwyższać ceny świadczonych przez siebie usług księgowych, ponieważ dotykają je te same regulacje prawne co innych właścicieli firm.
Jednak przy zwiększeniu ceny usług księgowych warto dobrze przemyśleć ten krok, aby po podwyżce zostało 100% dotychczasowych klientów. Można to zrobić na różne sposoby, np. wyjaśniając podwyżkę kosztów usługi będącą głównym elementem przedmiotu umowy z odpowiednim wyprzedzeniem.
