Protokół zebrania Wspólnoty Mieszkaniowej – wzór

Jak napisać protokół z zebrania członków wspólnoty?

Protokół zebrania to dokument o charakterze formalnym. Jak zostało wspomniane, jest on sporządzany dla celów dowodowych. Warto mieć na uwadze, że osobami, które później zapoznają się z takim protokołem, są przede wszystkim nieobecni na zebraniu członkowie wspólnoty.

Z tego względu dokument powinien obrazować przebieg zebrania, ale nie należy podawać w nim dokładnej treści uchwał – te dołącza się do protokołu. Pisząc protokół zebrania wspólnoty mieszkaniowej, warto pamiętać także o tym, że dokument ma być zwięzły i rzeczowy.

Nie notuje się w nim każdego wypowiedzianego na zebraniu słowa – to nie stenogram. Protokół ma uproszczoną formę i zawiera kilka niezbędnych elementów formalnych, w zależności od rodzaju spotkania.

Należy wiedzieć, że jeśli podczas zebrania podejmowana jest uchwała, która wywołuje skutki prawne, zebranie powinno być protokołowane przez notariusza. Dotyczy to przede wszystkim uchwały o zmianie ustalonego sposobu zarządu nieruchomością.  

Jakie elementy powinien zawierać protokół zebrania wspólnoty mieszkaniowej?

W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że przykładowy protokół zebrania wspólnoty mieszkaniowej musi zawierać:

• datę i miejsce zebrania,
• opis porządku obrad,
• informacje o przebiegu posiedzenia – umówienie uchwał, wniosków, oświadczeń, 
• dane przewodniczącego,
• listę obecności członków wspólnoty. 

Jest to jednak bardzo uogólniony protokół. Szczegółowy dokument można przygotować w oparciu o sprawdzony wzór protokołu zebrania wspólnoty mieszkaniowej, który uwzględnia również między innymi takie informacje jak:

• otwarcie zebrania przez zarząd lub zarządcę, 
• stwierdzenie prawidłowości zwołania zebrania,
• liczba obecnych i posiadanych przez nich udziałów łącznie,
• określenie, czy zebranie może podejmować wiążące uchwały,
• określenie, w jakim trybie będą zbierane głosy,
• wybór przewodniczącego zebrania – kogo wybrano i w jakim trybie,
• wybór protokolanta – kogo wybrano i w jakim trybie,
• wybór Komisji Skrutacyjnej/Wnioskowej – w zależności od potrzeby – kogo wybrano i w jakim trybie,
• dyskusje nad uchwałami (w sprawie akceptacji sprawozdania zarządu, udzielenia absolutorium dla zarządu, planu gospodarczego wspólnoty, wysokości zaliczek na pokrycie kosztów utrzymania nieruchomości itd.)
• głosowanie i wyniki głosowania dla każdej uchwały,
• wolne wnioski.

Załącznikiem do protokołu jest między innymi lista obecności członków wspólnoty. Warto wspomnieć, że zgodnie z przepisami w pierwszym kwartale każdego roku właściciele lokali należących do danej wspólnoty powinni się spotkać na rocznym zebraniu, m.in. w celu uchwalenia planu gospodarczego na kolejny rok.