Protokół zebrania wspólnoty mieszkaniowej – wzór

17 

Protokół zebrania wspólnoty mieszkaniowej przygotowywany jest w trakcie zebrania lub po zebraniu na podstawie notatek, a jego cel to udokumentowanie przebiegu spotkania. Dokument musi zawierać co najmniej określenie czasu i miejsca zebrania, a także opis porządku obrad i wyniki głosowania nad uchwałami.

Co ważne, przygotowywanie protokołu nie jest obowiązkowe (przepisy nie nakładają takiego obowiązku), zwyczajowo protokół jest jednak opracowywany dla celów dowodowych. 

Dla ułatwienia Ci sporządzenia takiego dokumentu przygotowaliśmy gotowy wzór protokołu z zebrania wspólnoty mieszkaniowej, który pobierzesz, klikając poniższy przycisk:

Opis

Jak napisać protokół z zebrania członków wspólnoty?

Protokół zebrania to dokument o charakterze formalnym. Jak zostało wspomniane, jest on sporządzany dla celów dowodowych. Warto mieć na uwadze, że osobami, które później zapoznają się z takim protokołem, są przede wszystkim nieobecni na zebraniu członkowie wspólnoty.

Z tego względu dokument powinien obrazować przebieg zebrania, ale nie należy podawać w nim dokładnej treści uchwał – te dołącza się do protokołu. Pisząc protokół zebrania wspólnoty mieszkaniowej, warto pamiętać także o tym, że dokument ma być zwięzły i rzeczowy.

Nie notuje się w nim każdego wypowiedzianego na zebraniu słowa – to nie stenogram. Protokół ma uproszczoną formę i zawiera kilka niezbędnych elementów formalnych, w zależności od rodzaju spotkania.

Należy wiedzieć, że jeśli podczas zebrania podejmowana jest uchwała, która wywołuje skutki prawne, zebranie powinno być protokołowane przez notariusza. Dotyczy to przede wszystkim uchwały o zmianie ustalonego sposobu zarządu nieruchomością.  

Jakie elementy powinien zawierać protokół zebrania wspólnoty mieszkaniowej?

W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że przykładowy protokół zebrania wspólnoty mieszkaniowej musi zawierać:

  • datę i miejsce zebrania,
  • opis porządku obrad,
  • informacje o przebiegu posiedzenia – umówienie uchwał, wniosków, oświadczeń, 
  • dane przewodniczącego,
  • listę obecności członków wspólnoty. 

Jest to jednak bardzo uogólniony protokół. Szczegółowy dokument można przygotować w oparciu o sprawdzony wzór protokołu zebrania wspólnoty mieszkaniowej, który uwzględnia również między innymi takie informacje jak:

  • otwarcie zebrania przez zarząd lub zarządcę, 
  • stwierdzenie prawidłowości zwołania zebrania,
  • liczba obecnych i posiadanych przez nich udziałów łącznie,
  • określenie, czy zebranie może podejmować wiążące uchwały,
  • określenie, w jakim trybie będą zbierane głosy,
  • wybór przewodniczącego zebrania – kogo wybrano i w jakim trybie,
  • wybór protokolanta – kogo wybrano i w jakim trybie,
  • wybór Komisji Skrutacyjnej/Wnioskowej – w zależności od potrzeby – kogo wybrano i w jakim trybie,
  • dyskusje nad uchwałami (w sprawie akceptacji sprawozdania zarządu, udzielenia absolutorium dla zarządu, planu gospodarczego wspólnoty, wysokości zaliczek na pokrycie kosztów utrzymania nieruchomości itd.)
  • głosowanie i wyniki głosowania dla każdej uchwały,
  • wolne wnioski.

Załącznikiem do protokołu jest między innymi lista obecności członków wspólnoty. Warto wspomnieć, że zgodnie z przepisami w pierwszym kwartale każdego roku właściciele lokali należących do danej wspólnoty powinni się spotkać na rocznym zebraniu, m.in. w celu uchwalenia planu gospodarczego na kolejny rok.

protokol-zebrania-wspolnoty-mieszkaniowej-wzor-pdf-doc
Protokół zebrania wspólnoty mieszkaniowej - wzór
17