Protokół z zebrania z rodzicami wzór

Co powinien zawierać protokół z zebrania z rodzicami?

Protokół z zebrania z rodzicami nie jest pismem skomplikowanym, ale musi zawierać szereg niezbędnych elementów formalnych – niezależnie od tego, w jakim gronie spotkanie się odbywa ani jakiej sprawy dotyczy.

Czytając przykładowy protokół zebrania z rodzicami, łatwo jest wysnuć wnioski dotyczące tego, jakie elementy powinien zawierać każdy podobny dokument.

Sprawozdanie z zebrania z rodzicami – poza odpowiednim tytułem pisma – musi uwzględniać:

• datę zebrania,
• temat zebrania,
• opis przebiegu zebrania,
• listę załączników,
• podpis protokolanta oraz dane protokolanta.

Przykładowy protokół z zebrania z rodzicami w opisowej części przebiegu zebrania może uwzględniać następujące etapy spotkania:

• powitanie rodziców,
• wybór protokolanta,
• omówienie tematu spotkania (tu najczęściej pojawiają się obserwacje, prezentacja narzędzi diagnostycznych, wyniki obserwacji, wnioski),
• pytania rodziców,
• omawianie spraw bieżących,
• rozmowy z zainteresowanymi rodzicami (indywidualne),
• pożegnanie.

Bardzo istotną częścią protokołu, zwykle sporządzaną osobno jako załącznik, jest też lista obecności rodziców, którzy pojawili się na zebraniu.

Jak sporządzać protokół z zebrania?

Wiele osób zastanawia się, jak napisać protokół z zebrania rodziców. Sporządzenie takiego dokumentu po raz pierwszy nie jest łatwym zadaniem. Protokolant musi bowiem dobrze przygotować się do swojej roli. Przed zebraniem powinien zebrać informacje na temat celu i tematu spotkania.

Może też wcześniej przygotować pomoce techniczne i listę uczestników zebrania. Warto pamiętać przy tym, że czasami zamiast listy uczestników przyjmowane są podpisy od osób obecnych – takie rozwiązanie również jest dopuszczalne.

W trakcie zebrania protokolant musi słuchać uczestników spotkania i koncentrować się na ich wypowiedziach.

Nie może jednak oceniać takich wypowiedzi – ma uwzględnić jedynie ich treść. Protokół zebrania z rodzicami powinien być bowiem pismem jasnym i zrozumiałym, wolnym od nadmiaru przymiotników.

Warto pamiętać też, że protokół z zebrania wychowawcy z rodzicami to dokument o charakterze formalnym. Trzeba więc pisać go rzetelnie, ogólnikowo. Na pierwsze zebranie z rodzicami wychowawca może przygotować:

• plan przebiegu zebrania,
• tabelę z listą obecności rodziców,
• tabelę z danymi kontaktowymi rodziców.

Jak prowadzić zebrania z rodzicami?

Pierwszą ważną kwestią jest właściwe powitanie rodziców i podziękowanie im za przybycie. Nie bez znaczenia okazuje się nawet sposób ustawienia krzeseł i stolików w sali, w której nauczyciel spotyka się z rodzicami – lepiej posadzić zebranych w okręgu czy półkolu, a nie w szkolnych ławkach.

Wielu rodzicom zebrania i rozmowy z nauczycielami kojarzą się bardzo negatywnie. Warto pamiętać więc, aby prowadzić je, skupiając się na pozytywach.

Jeśli nauczyciel mówi o uczniach jedynie krytycznie, zwłaszcza poprzez wyliczanie konkretnych nazwisk na forum klasowym, bardzo szybko generuje między rodzicami bariery i niechęć.

Dobrze jest zatem wykorzystać czas na zebraniach na to, aby chwalić uczniów i pokazywać, że jest się z nich dumnym.

Jeśli jednak nauczyciel mówi o sukcesach, powinien mówić o sukcesach wszystkich uczniów, a nie o wybranych osobach. Wyróżnianie konkretnych nazwisk nie pomaga w budowaniu społeczności rodziców.

Podczas indywidualnych rozmów z rodzicami nauczyciel również nie może skupiać się jedynie na krytyce. Jeśli wspomina o słabych stopniach, powinien wyjaśnić, w jaki sposób rodzic ma pracować z dzieckiem i wyliczyć także jego dobre, mocne strony, które warto rozwijać.

Jak nie marnować czasu rodziców na zebraniach?

Negatywne skojarzenia z zebraniami w szkole wynikają również z czasu, jaki należy na nie poświęcić. Nauczyciel powinien pamiętać zatem, aby starać się nie marnować czasu swojego i rodziców. Może zadbać o to następującymi sposobami:

• wysyłając rodzicom zaproszenia na zebranie z harmonogramem spotkania,
• zaczynając zebrania o czasie i trzymając się ustalonych ram czasowych (oraz tematów) w trakcie zebrania,
• omawiając problemy wychowawcze podczas ogólnego spotkania w odniesieniu do całej klasy, a nie poszczególnych uczniów,
• unikając przekazywania ustnie informacji, których rodzice i tak nie zapamiętają, na przykład wysokości składek, listy rzeczy na wycieczki szkolne (lepiej przesłać je mailem lub wydrukować i rozdać rodzicom).

Co warto ustalić na zebraniu z rodzicami?

W trakcie spotkania z rodzicami warto ustalić przede wszystkim sposób komunikowania się między rodzicami a nauczycielami. Wskazane jest, aby wspólnie wybrać, jaki system reagowania będzie najlepszy w przypadku konfliktów w klasie czy innego typu problemów. Oczekiwania wychowawcy i zobowiązania, wynikające z oczekiwań rodziców powinny zostać spisane w protokole.

Sposoby komunikowania się na linii nauczyciel-rodzic zależą od możliwości oraz preferencji wychowawcy i rodziców.

Same spotkania na zebraniach w szkole zwykle okazują się niewystarczające, nauczyciel nie jest w stanie stawiać się na każde wezwanie rodzica, dlatego powinien ustalić granice i ramy kontaktów, na przykład w formie mailowej.

Na pierwszym zebraniu warto przedstawić także własne oczekiwania w odniesieniu do współpracy z rodzicami. Pedagog może przekazać opiekunom, że oczekuje od nich na przykład:

• szczerości,
• przekazywania informacji uzyskanych od dziecka,
• zaufania,
• życzliwości dla siebie nawzajem, bez względu na stosunki pomiędzy dziećmi,
• zaangażowania w trakcie zebrań, ale także ogólnie w życie szkoły,
• tolerancji i wyrozumiałości dla siebie nawzajem i dla nauczyciela.

Chociaż protokół z pierwszego zebrania z rodzicami może znacząco różnić się od kolejnych protokołów, to zawsze warto sporządzać go równie skrupulatnie. Pełni on bowiem rolę dowodową na wypadek poważnych problemów wychowawczych i rozliczania szkoły z jej roli w ich rozwiązywaniu.