Jak napisać wyjaśnienie rażąco niskiej ceny? wzór

Wyjaśnienie rażąco niskiej ceny w przepisach

O rażąco niskiej cenie mowa jest w przepisach ustawy prawo zamówień publicznych. Warto przytoczyć tutaj art. 224. tego aktu prawnego, w brzmieniu:

Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych.

Kiedy więc można oczekiwać, że przedsiębiorca zostanie wezwany do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny? Zasadniczo, wykonawca może zostać wezwany do złożenia wyjaśnień już w sytuacji, kiedy cena budzi wątpliwości, czyli wydaje się zbyt niska.

Istnieją także sytuacje, kiedy da się matematycznie wyliczyć, kiedy wykonawca z całą pewnością powinien zostać wezwany do złożenia wyjaśnień. Są to dwa następujące przypadki:

• gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia – powiększonej o należny podatek od towarów i usług – ustalonej przed wszczęciem postępowania,
• gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 i 10.

Do złożenia wyjaśnień nie wzywa się, jeżeli rozbieżność wskazana powyżej wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia, na przykład w sytuacji, kiedy jeden z wykonawców zdecydowanie przesadził z ceną i zawyżył średnią złożonych ofert.

Czego dotyczą wyjaśnienia?

Otrzymując wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, przedsiębiorca może nie wiedzieć, w jaki sposób ma odnieść się do takiego pisma. Warto więc ponownie sięgnąć do przepisów ustawy i sprawdzić, na czym polega wyjaśnienie rażąco niskiej ceny. Zgodnie z treścią art. 224 ust. 3:

Wyjaśnienia, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć w szczególności:

1)zarządzania procesem produkcji, świadczonych usług lub metody budowy;

2)wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo korzystnych warunków dostaw, usług albo związanych z realizacją robót budowlanych;

3)oryginalności dostaw, usług lub robót budowlanych oferowanych przez wykonawcę;

4)zgodności z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207) lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie;

5)zgodności z prawem w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;

6)zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie;

7)zgodności z przepisami z zakresu ochrony środowiska;

8)wypełniania obowiązków związanych z powierzeniem wykonania części zamówienia podwykonawcy.

Co to oznacza w praktyce? Zgodnie z definicją, rażąco niska cena to taka, która jest nierealistyczna i niewiarygodna w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień i innych ofert złożonych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Jak więc wyjaśnić rażąco niską cenę? Udowadniając, że wykonawca jest w stanie wykonać zamówienie za oferowaną cenę.  Innymi słowy, wyjaśnienie nie pozostawiające wątpliwości polega na przedstawieniu wszystkich kosztów, jakie wykonawca poniesie w związku z realizacją zamówienia, a tym samym udowodnienie, że nie przewyższą one wynagrodzenia, które zostało zaoferowane zamawiającemu.

Wyjaśnienie rażąco niskiej ceny

Jak wyjaśnić rażąco niską cenę? Odpowiedź na to pytanie sprowadza się do sporządzenia szczegółowej kalkulacji wszystkich kosztów. Kalkulacja musi być kompletna, dlatego należy uwzględnić w niej koszty pośrednie, rezerwę na wydatki nieprzewidziane, czy niespodziewany wzrost kosztów, a także pozycję zysk.

Nie można przygotować kalkulacji opartej jedynie na najważniejszych kosztach – zestawienie wydatków musi być szczegółowe.

Przykład wyjaśnienia rażąco niskiej ceny to chociażby kosztorys ofertowy, stosowany w przypadku robót budowlanych. W wyjaśnieniach warto wskazać też okoliczności, które sprawiają, że wykonawca był w stanie obniżyć cenę. Będzie to na przykład rabat od dostawców, który należy jeszcze udowodnić, choćby za pomocą wydruku wiadomości e-mail.

Jakie dowody do wyjaśnień?

Przykładowe wyjaśnienie rażąco niskiej ceny będzie niekompletne bez dowodów na przytaczane argumenty. Sama kalkulacja nie wystarczy, natomiast katalog dowodów uzależniony jest od okoliczności sprawy. Pewne jest jednak, że im więcej dowodów trafi do takiego pisma, tym lepiej.

Przykładowe dowody do wyjaśnień rażąco niskiej ceny to:

• oferty podwykonawców,
• oferty dostawców,
• listy płac pracowników.

Co ważne, zgromadzone dowody muszą odpowiadać kwotom, jakie zostały wskazane w kalkulacji. Wszystkie dane muszą być bowiem spójne.

Odrzucenie wyjaśnienia rażąco niskiej ceny

Warto pamiętać, że zgodnie z przepisami:

5. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy.

6. Odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu.

Jeśli udzielone wyjaśnienia będą niewystarczające, oferta wykonawcy zostanie odrzucona. Ciężar wykazania, iż cena nie jest rażąco niska, zawsze spoczywa na wykonawcy. 

Nawet w przypadku zaakceptowania wyjaśnień przez zamawiającego, jeśli konkurent złoży odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, zarzucając wyjaśnieniom nieprawidłowości, to ciężar udowodnienia, że wykonawca jest w stanie zrealizować zamówienie za deklarowaną cenę, nadal spoczywa na wykonawcy, a nie na odwołującym się.

Ile czasu na złożenie wyjaśnień ma przedsiębiorca?

Przepisy nie odnoszą się do tego, ile czasu wykonawca powinien mieć na złożenie wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Termin ten wyznacza zamawiający.

Większość przedsiębiorców wie, że taki termin powinien być długi, bo przygotowanie wyjaśnień to trudne zadanie. Zdarza się jednak, że zamawiający wyznaczy wykonawcy bardzo krótki, nawet 2-dniowy termin na złożenie wyjaśnień.

Warto zatem działać szybko i od razu zgromadzić wszystkie niezbędne dowody. Można też skorzystać ze wzorów i przykładów wyjaśnień. 

Innym rozwiązaniem jest złożenie do zamawiającego wniosku o przedłużenie terminu na udzielenie wyjaśnień. Odpowiednio umotywowana prośba powinna okazać się skuteczna. Zasadniczo, do złożenia wyjaśnień wykonawcy można wezwać przedsiębiorcę tylko raz. Warto więc pilnować takich terminów.

Zsumowanie materiału

Jeśli otrzymaliśmy wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, koniecznie należy przestrzegać terminu na złożenie odpowiedzi, gdyż uchybienie tego terminu może prowadzić do odrzucenia oferty wykonawcy.

Tak samo niejasne lub słabo uzasadnione wyjaśnienia mogą prowadzić do sytuacji, w której w oczach zamawiającego nie ma szans na realizację zamówienia w danej cenie.

Dla uniknięcia komplikacji odnośnie formalnego przygotowania wyjaśnień proponujemy skorzystać z przygotowanego przez nas wzoru wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Wzór można pobrać na samej górze.

Przepis, który warto znać:

Art. 90. [Wyjaśnienia dotyczące ceny wskazanej w ofercie; odrzucenie oferty]

1. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający zwraca się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących wyliczenia ceny lub kosztu, w szczególności w zakresie:

1) oszczędności metody wykonania zamówienia, wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo sprzyjających warunków wykonywania zamówienia dostępnych dla wykonawcy, oryginalności projektu wykonawcy, kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2018 r. poz. 2177);

2) pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów.

3) wynikającym z przepisów prawa pracy i przepisów o zabezpieczeniu społecznym, obowiązujących w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie;

4) wynikającym z przepisów prawa ochrony środowiska;

5) powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcy.