Notatka służbowa ze zdarzenia w szkole – przykład

Zastosowanie notatki służbowej w szkole

Notatka ze zdarzenia w szkole może dotyczyć różnych spraw i zdarzeń. Obejmuje ona przede wszystkim sprawy pedagogiczne, zarządcze i kadrowo-płacowe. Nauczyciel i dyrektor szkoły mogą sporządzać notatki służbowe w następujących okolicznościach:

1. Gdy dyrektor chce ukarać nauczyciela karą porządkową. Kierujący placówką musi opisać w notatce zdarzenie, w którym nauczyciel brał udział. Ma też obowiązek wezwania pedagoga do złożenia wyjaśnień. Fakt ten odnotowuje w treści notatki. Jest to dowód na prawidłowe wymierzenie kary porządkowej – dokumentuje zdarzenie będące podstawą wymiaru kary oraz przeprowadzenie wymaganego wysłuchania pracownika.
2. Gdy dyrektor spotkał się z odmową wykonania polecenia służbowego przez pracownika. Zarówno wydanie polecenia, jak i odmowę warto udokumentować notatką.
3. Gdy dyrektor chciał wypowiedzieć pracownikowi umowę, a pracownik odmówił przyjęcia wypowiedzenia umowy, licząc na jego unieważnienie. Notatka służbowa ma świadczyć o tym, że pracownik mógł zapoznać się z treścią wypowiedzenia, zatem było ono skuteczne. Dodatkowym potwierdzeniem skutecznego doręczenia będzie też notatka służbowa innego nauczyciela, który był świadkiem zdarzenia.
4. Gdy doszło do przykrego zdarzenia, np. gdy nauczyciel uderzył dziecko. W takiej sytuacji notatkę sporządza zarówno sprawca zdarzenia, czyli winny pedagog, jak i świadkowie zdarzenia, czyli inni nauczyciele. Notatka musi uwzględniać datę zdarzenia – od tej daty dyrektor szkoły ma 14 dni na zgłoszenie sprawy rzecznikowi dyscyplinarnemu. 
5. Gdy doszło do wycieku danych osobowych, np. na skutek kradzieży komputerów służbowych. Dyrektor powinien wtedy zgłosić sprawę Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin. Notatka ma udokumentować dokładny termin uzyskania informacji o wycieku danych.
6. Gdy jeden z rodziców zachował się niewłaściwie względem nauczyciela, np. odnosił się do niego w sposób wulgarny, a następnie złożył na pedagoga skargę. Notatka służbowa nauczyciela będzie niezbędna do wyjaśnienia takiej sprawy, ponieważ skarga na nauczyciela jest traktowana jako skarga administracyjna. 

Jakie elementy powinna zawierać notatka służbowa nauczyciela?

Niezależnie od okoliczności, ani od tego, czy notatka służbowa ze zdarzenia w szkole jest sporządzana przez pedagoga, czy kierującego placówką, dokument powinien zawierać przede wszystkim:

• opis zdarzenia,
• podpis osoby sporządzającej.

Są to niezbędne elementy, które pozwalają notatce służbowej realizować cel jej sporządzenia. Z reguły notatki oznacza się także numeracją – zgodnie z obowiązującą w danej szkole instrukcją kancelaryjną.

Jeśli zaś chodzi o opis zdarzenia, to warto ująć w nim:

• opis okoliczności zdarzenia: miejsce, przyczyny,
• informacje o poszkodowanych i ich obrażeniach,
• informacje o świadkach,
• informacje o działaniach podjętych po zdarzeniu, np. wezwanie pogotowia,
• zalecenia dotyczące zapobiegania podobnym zdarzeniom, czyli sugestie na przyszłość, które należałoby wdrożyć, aby uniknąć powtórzenia takiej samej sytuacji.

Warto pamiętać jednak, że notatka służbowa ze zdarzenia w przedszkolu czy szkole niektórych elementów zawierać nie powinna. Mowa tu między innymi:

• o informacjach, które godzą w dobre imię pracownika, 
• o informacjach, które dotyczą spraw prywatnych nauczyciela,
• o osądach osób, których notatka dotyczy.

Należy pamiętać, że notatka nie powinna wskazywać winnego ani oceniać cudzego zachowania. Jest ona bowiem opisem zdarzenia – obiektywną relacją, która stanowi dowód w postępowaniu wyjaśniającym. 

Jak przechowuje się szkolne notatki służbowe?

Notatka ze zdarzenia w przedszkolu lub szkole może być przechowywana w dokumentacji pracowniczej. Wiele zależy jednak od okoliczności sytuacji.

Jeśli jest to notatka świadka, który ze zdarzeniem nie ma żadnego związku, to notatki tej nie włącza się do dokumentacji pracowniczej. Natomiast notatka dokumentująca zdarzenie związane z kwestiami kadrowo-płacowymi, czyli z przebiegiem zatrudnienia, powinna trafić do akt osobowych pracownika.

Ostrożnie należy podchodzić natomiast do umieszczania w aktach pracowniczych pism ostrzegawczych, czyli notatek, które mogły stanowić podstawę np. zwolnienia dyscyplinarnego.

Jeśli notatki, które dotyczą niewłaściwych zachowań pracownika, zostaną umieszczone w jego aktach osobowych, to takie działanie może zostać zinterpretowane jako bezprawna kara dla osoby zatrudnionej. Zatem sporządzone notatki należy przechowywać w wyznaczonym miejscu tak, aby nie miały do nich dostępu osoby nieupoważnione. 

Kto ma dostęp do szkolnych notatek służbowych?

Notatka służbowa nauczyciela, która dotyczy pracownika, jest dla niego dokumentem, do którego ma on nieograniczony dostęp. Na żądanie pracownika, którego notatka dotyczy, dokument powinien zostać mu udostępniony.

Warto pamiętać też, że notatki służbowe stanowią informację publiczną, zatem ich ujawnienia i udostępnienia może żądać każda osoba. Jest to szczególnie istotne, kiedy w grę wchodzi notatka z wypadku w szkole, potrzebna na przykład do uzyskania odszkodowania od ubezpieczyciela. 

Jeśli więc rodzic zwróci się z prośbą do dyrektora o kopię notatki, która dotyczy jego lub jego dziecka, taka notatka powinna zostać wydana. Należy pamiętać jednak o ograniczeniach, które dotyczą powszechnego prawa do informacji publicznej.

Udostępniając notatki służbowe, szkoła powinna poddać anonimizacji dane osobowe, które są prywatne. Chodzi tutaj o dane uczniów, rodziców czy pracowników, którzy wykonują czynności obsługowe. 

Z prawa do prywatności nie mogą korzystać osoby pełniące funkcje publiczne, zatem w notatce nie należy anonimizować danych osobowych nauczycieli oraz pracowników niepedagogicznych (poza tymi, którzy wykonują wyłącznie czynność obsługowe).

Zsumowanie materiału

Notatka sporządzona przez nauczyciela może dotyczyć przeróżnych spraw, np. tych kadrowo-płacowych czy pedagogicznych, a także związanych z zajściami w danej placówce szkolnej, przykładowo:

1. Incydenty dotyczące zachowania uczniów: Notatka może zostać sporządzona w przypadku agresywnego zachowania ucznia wobec innych uczniów, nauczycieli lub personelu szkoły. Może zawierać informacje o incydencie, świadkach, krokach podjętych w celu rozwiązania problemu i ewentualnych konsekwencjach dla ucznia.
2. Wypadki i kontuzje: Jeśli uczeń lub nauczyciel doznał obrażeń, lub kontuzji w wyniku wypadku na terenie szkoły, notatka służbowa może zawierać szczegółowy opis zdarzenia, informacje o udzielonej pomocy medycznej oraz kroki podjęte w celu zabezpieczenia miejsca wypadku.
3. Zdarzenia losowe: W przypadku pożarów, awarii elektrycznych, zalania budynku lub innych sytuacji awaryjnych, notatka może zawierać informacje na temat czasu, miejsca i charakteru zdarzenia, a także działania podjęte w celu ewakuacji uczniów i personelu.
4. Naruszenia bezpieczeństwa: Jeśli doszło do naruszenia bezpieczeństwa w szkole, takiego jak włamanie, kradzież lub narkotykowy incydent, notatka może zawierać informacje na temat tego, co zostało skradzione, kto brał udział w zdarzeniu, jakie podjęto działania przez personel lub odpowiednie służby, oraz jakie powzięto środki ostrożności w celu zapobieżenia przyszłym incydentom.
5. Inne ważne wydarzenia: Notatka służbowa może dotyczyć także innych ważnych wydarzeń w szkole, takich jak notatka ze spotkania z rodzicami, prezentacje, zawody sportowe, imprezy szkolne, apele itp. Notatka może zawierać informacje na temat organizacji i przebiegu tych wydarzeń.

Aby ułatwić Ci sporządzenie takiego dokumentu – przygotowaliśmy wzór notatki służbowej, którą zakupisz na samej górze strony. Notatkę wystarczy jedynie wypełnić danymi i opisać zaistniałą sytuację, w której udział brał np. uczeń, inny nauczyciel czy osoba trzecia.