Odpowiedź na wniosek o udostępnienie informacji publicznej – wzór

Jak udostępniane są informacje publiczne?

Zasadniczo, udostępnianie informacji publicznych następuje poprzez ich ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej lub na wniosek osoby zainteresowanej. Czasami dostęp do informacji publicznej jest ograniczony, ale dzieje się tak jedynie w przypadku, gdy:

• wynika to z przepisów o ochronie informacji niejawnych,
• wynika to z przepisów o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, na przykład dotyczących danych osobowych,
• ich ujawnienie naruszałoby prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy.

Aby uzyskać dostęp do informacji publicznej, która nie została udostępniona w Biuletynie, należy złożyć wniosek w tej sprawie. Wyjątkiem od tej reguły jest możliwość przekazania informacji niezwłocznie, w formie pisemnej lub ustnej – wtedy wniosek nie jest konieczny.

Jak rozpatrywane są wnioski o udostępnienie informacji publicznej?

Odpowiedź na wniosek o udostępnienie informacji publicznej może zostać udzielona w dwóch formach:

• w ramach decyzji administracyjnej,
• poprzez podjęcie czynności materialno-technicznej. 

Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, odpowiedź przyjmuje formę czynności materialno prawnej. Dostęp do informacji publicznej realizowany jest zatem w pierwszej kolejności poprzez wgląd do dokumentów urzędowych. W praktyce oznacza to, że osoba zainteresowana uzyskaniem dostępu do wskazanej informacji, realizuje swoje prawo do informacji publicznej poprzez udanie się do odpowiedniego urzędu w celu zapoznania się z treścią dokumentów.

Zainteresowany może też żądać wydania mu ich kserokopii. Co ważne, to wnioskodawca decyduje o sposobie udostępnienia informacji. Jeśli więc zażąda udostępnienia ich drogą elektroniczną, a otrzyma je pocztą tradycyjną, to uznaje się, że odpowiedź na wniosek nie nastąpiła.

Negatywna odpowiedź na wniosek

Odpowiedź na informację publiczną nie zawsze będzie pozytywna. Jeśli organ decyduje o odmowie udzielenia dostępu do informacji publicznej, powołując się na przykład na tajemnicę przedsiębiorstwa, to zgodnie z przepisami powinien wydać odpowiednią decyzję administracyjną.

Art.  16.  [Odmowa udostępnienia informacji publicznej. Umorzenie postępowania. Odwołanie od decyzji]

1.  Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 przez organ władzy publicznej następują w drodze decyzji.

2.  Do decyzji, o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że:

1) odwołanie od decyzji rozpoznaje się w terminie 14 dni;

2) uzasadnienie decyzji o odmowie udostępnienia informacji zawiera także imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania o udostępnienie informacji, oraz oznaczenie podmiotów, ze względu na których dobra, o których mowa w art. 5 ust. 2, wydano decyzję o odmowie udostępnienia informacji.

Zatem przy udzielaniu odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej, stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.

Co jeśli urząd nie posiada pożądanych informacji?

Jak napisać odpowiedź na wniosek o udostępnienie informacji publicznej, jeśli organ nie posiada informacji, o których udostępnienie wnosi interesant? Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku, kiedy żądane informacje są w posiadaniu jednostek podległych danemu organowi.

Zgodnie z jednym z wyroków Najwyższego Sądu Administracyjnego:

[…] podmiot, który zamierza zawiadomić stronę, że nie posiada jakichkolwiek wnioskowanych informacji, powinien po pierwsze w tym zakresie złożyć wobec strony oświadczenie, a po drugie twierdzenie takie w całości uwiarygodnić.(…) Strona nie może domniemywać intencji adresata wniosku oraz samodzielnie domyślać się czy dysponuje on żądanymi informacjami, czy też danych tych, nawet w części nie posiada. Tym samym oświadczenie musi być jednoznaczne w swojej treści.

Brak wiedzy pozwala organowi uniknąć obowiązku udostępniania informacji, o ile w jasny sposób poinformuje on o tym wnioskodawcę. Co więcej, jeśli po udzieleniu takiej odpowiedzi organ uzyska żądaną informację, to nie musi informować interesanta o tym, że jest już w jej posiadaniu.

Jak napisać odpowiedź na wniosek o udostępnienie informacji publicznej?

Do przygotowania odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej można wykorzystać nasz gotowy do wypełnienia wzór odpowiedzi na informację publiczną, pamiętając, że jest to decyzja administracyjna, zatem powinna zawierać:

• oznaczenie organu administracji publicznej (Podmiot udostępniający informację);
• datę wydania decyzji,
• oznaczenie strony/stron;
• wstęp w postaci: „Odpowiedź na wniosek o udostępnienie informacji publicznej dot.:”;
• powołanie podstawy prawnej;
• rozstrzygnięcie sprawy,
• uzasadnienie faktyczne i prawne;
• pouczenie, czy i w jakim trybie wnioskodawcy służy od niej odwołanie,
• pouczenie o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania,
• podpis (imię, nazwisko, stanowisko) pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji.

Uzupełniając wzór odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej warto pamiętać, że uzasadnienie faktyczne decyzji musi zawierać:

• wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, 
• wskazanie dowodów, na których organ się oparł, 
• wskazanie przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności.

Natomiast uzasadnienie prawne to wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa. Dokument należy przygotować w terminie 14 dni. Jeśli organ nie może odpowiedzieć na wniosek w tym terminie, powinien poinformować wnioskodawcę o braku takiej możliwości, o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim informacja zostanie mu udostępniona.

Co ważne, termin ten nie może być dłuższy niż 2 miesiące, licząc od dnia złożenia wniosku – nie dwa miesiące i 14 dni.

Odpowiedź na wniosek może zawierać informację o ewentualnej opłacie naliczanej w związku ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji.