Jak uzasadnić wniosek o pracę zdalną? (przykłady)

Kiedy można skorzystać z opcji pracy zdalnej?

Praca zdalna na prośbę pracownika to rozwiązanie, na które przepisy zezwalają w określonych okolicznościach. Ustawodawca wskazał nawet kilka sytuacji, kiedy pracownik będzie mógł skorzystać z takiej możliwości. To między innymi konieczność sprawowania opieki nad członkiem rodziny wymagającym doraźnego wsparcia czy potrzeba wyjazdu do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych.

Co ważne, przepisy nie mówią, czy wniosek o pracę zdalną wymaga uzasadnienia. Jest ono jednak potrzebne pracodawcy, ponieważ pozwala mu podjąć decyzję w sprawie wyrażenia zgody na taką formę świadczenia pracy przez pracownika.

Jak napisać podanie o pracę zdalną?

Podanie o pracę zdalną może przyjmować formę pisemną – dokumentu tradycyjnego lub elektronicznego. Nie jest wymagane, aby dokument w formacie DOC czy PDF zawierał podpis elektroniczny, dlatego wniosek można wysłać nawet mailem.

Wniosek o pracę zdalną powinien zawierać między innymi:

• dane pracodawcy,
• dane pracownika,
• termin wykonywania pracy zdalnej,
• miejsce wykonywania pracy zdalnej,
• oświadczenie pracownika o uzgodnieniu zasad kontroli wykonywania pracy zdalnej oraz o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego, zasadami bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, a także z procedurami ochrony danych osobowych i oświadczenie o ich przestrzeganiu.

Czy wniosek o pracę zdalną wymaga uzasadnienia?

Uzasadnienie wniosku o pracę zdalną – w teorii – nie jest wymagane. Jednak pracodawca ma prawo odmówić pozytywnego rozpatrzenia wniosku, zwłaszcza jeśli nie zna motywów pracownika. Warto zadbać zatem o staranne uzasadnienie swojego podania.

Jak uzasadnić wniosek o pracę zdalną? Uzasadnieniem wniosku powinny być argumenty przemawiające na korzyść takiego rozwiązania. Pracownik może napisać:

• że dysponuje odpowiednimi warunkami do wykonywania pracy zdalnej,
• że ma predyspozycje do wykonywania pracy zdalnej (jest zdyscyplinowany, dobrze organizuje swój czas pracy),
• że praca zdalna pozwoli mu zaoszczędzić czas, jaki normalnie musi przeznaczyć na dojazdy,
• że pracując zdalnie osiąga lepsze wyniki, może łatwiej skupić się na swoich zadaniach, jest bardziej efektywny, wydajny.

Osoby, które zastanawiają się, jak umotywować pracę zdalną, powinny pomyśleć także o korzyściach, jakie z takiego rozwiązania będzie miał ich pracodawca. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca może liczyć między innymi na:

• większą wydajność pracownika,
• szybsze tempo pracy pracownika,
• wzrost zamówień,
• napływ nowych klientów.

Wiele osób jako uzasadnienie pracy zdalnej pracownika wykorzystuje fakt, że rozwiązanie to doskonale sprawdziło się w okresie pandemii. Niektóre osoby wykonujące pracę z domu przekonały się, że pracując w takich warunkach radzą sobie lepiej niż w otoczeniu współpracowników.

Zyskują większą kontrolę nad planowanymi przerwami, mogą łatwiej skupić się na swoich zajęciach, oszczędzają czas, jaki wiąże się z dojazdami czy chociażby przygotowaniem się do pracy o poranku, a dzięki temu mogą wykonać taką samą ilość zadań w krótszym czasie.

Dla pracodawcy jest to rozwiązanie albo neutralne, albo korzystne, jeśli pracownik uzyskuje w ten sposób większą liczbę klientów czy realizuje większą ilość zadań w krótszym czasie. Natomiast pracownik zyskuje większą ilość czasu wolnego dla siebie i rodziny, większą satysfakcję z pracy i uzyskiwanych efektów, większy komfort pracy, a także oszczędności finansowe (dojazdy, posiłki i inne wydatki).

Na jakiej podstawie pracodawca podejmuje decyzję w sprawie pracy zdalnej?

Analizując wniosek pracownika o pracę zdalną, pracodawca weźmie pod uwagę nie tylko argumenty wykorzystane przez osobę zatrudnioną, ale również:

• rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy (praca zdalna jest przede wszystkim dla programistów, grafików czy tłumaczy),
• umiejętności pracownika, zwłaszcza umiejętności miękkie jak wspomniana samodyscyplina,
• możliwości lokalowe i techniczne pracownika, czyli fakt spełniania zasad BHP w domowym biurze,
• reputację pracownika, czyli to, czy do tej pory dobrze wywiązywał się z powierzonych mu zadań,
• posiadanie niezbędnych narzędzi i materiałów.

Kiedy pracodawca nie może odrzucić wniosku o pracę zdalną? Przełożony nie może odmówić pracy zdalnej pracownikom:

• w ciąży,
• wychowującym dziecko w wieku do lat 4,
• sprawującym opiekę nad członkiem rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• posiadającym zaświadczenie o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
• będącym rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, nawet jeśli dziecko ukończyło 18. rok życia,
• będącym rodzicem dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

W przypadku wniosków złożonych przez takich pracowników pracodawca może odmówić pracy zdalnej wyłącznie w przypadku, kiedy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na specyfikę pracy wykonywanej przez pracownika. Jeśli pracodawca odmówi takiej osobie udzielenia zgody na pracę zdalną, musi sporządzić uzasadnienie odmowy w terminie 7 dni – w formie pisemnej.

A jakie obowiązki ma pracodawca, który zgodzi się na pracę zdalną pracownika? Przepisy wymieniają między innymi:

• obowiązek zapewnienia pracownikowi narzędzi pracy i materiałów,
• obowiązek zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy,
• obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i innych kosztów związanych ze świadczeniem pracy w trybie zdalnym.

Podsumowując

Istnieje wiele kryteriów, które mogą wpłynąć na zgodę pracodawcy na wykonywanie pracy zdalnej. Dlatego jeśli jako pracownik, chcielibyśmy złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną, warto takie pismo należycie uzasadnić.

W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej dla pracodawcy liczyć się będę te argumenty, które wymieniliśmy w uzasadnieniu, dlatego tak ważne staje się dodanie do wniosku o pracę zdalną okazjonalną stosownego uzasadnienia, którego wzór pobierzesz na samej górze strony.