Upoważnienie dla zastępcy głównego księgowego – wzór

Jak wygląda powierzenie obowiązków głównego księgowego?

Kierownik jednostki może powierzyć pracownikowi obowiązki z zakresu gospodarki finansowej na podstawie odrębnego imiennego upoważnienia lub wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. Na piśmie należy potwierdzić natomiast przyjęcie obowiązków przez pracownika, co dotyczy zarówno samego głównego księgowego, jak i jego zastępcy.

Zasadniczo, nie obowiązuje żaden odgórnie narzucony wzór upoważnienia dla zastępcy głównego księgowego. Treść przykładowego upoważnienia zależna jest od wielu czynników. Wpływa na nią między innymi to, czy:

• upoważnienie dotyczy wszystkich, czy wybranych obowiązków księgowego,
• upoważnienie dotyczy dokonania jednej, konkretnej czynności,
• upoważnienie obowiązuje przez czas nieokreślony, czy określony.

Rozróżnia się bowiem pełnomocnictwo ogólne, szczególne i rodzajowe, a udzielić go można zarówno terminowo, jak i bezterminowo.

Jak napisać upoważnienie dla zastępcy głównego księgowego?

Upoważnienie dla zastępcy głównego księgowego jest potrzebne między innymi w przypadku urlopu wypoczynkowego. Dokument ten można przygotować w oparciu o uniwersalny wzór upoważnienia dla zastępcy głównego księgowego, który uwzględnia,

• datę i miejsce sporządzenia pisma,
• dane mocodawcy – kierownika jednostki,
• dane osoby upoważnionej,
• dane osobowe głównego księgowego,
• opis zakresu pełnomocnictwa,
• termin obowiązywania pełnomocnictwa, 
• podpisy stron. 

Do jakich czynności upoważnia pełnomocnictwo dla zastępcy głównego księgowego?

Główny księgowy to pracownik, który zarządza zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Jest to także pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

• prowadzenia rachunkowości,
• wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
• dokonywania kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, a także kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Jaką rolę pełni upoważnienie dla zastępcy głównego księgowego?

Główny księgowy ma szeroki zakres obowiązków. W przypadku jego nieobecności, jednostka nie jest w stanie prawidłowo pracować – nie może wykonywać dyspozycji środkami pieniężnymi ani rejestrować operacji gospodarczych w księgach rachunkowych.

Kierownik jednostki powinien zapobiegać takim sytuacjom, tworząc odpowiedni system kontroli zarządczej. Na wypadek nieobecności, które można przewidzieć, jak urlop, czy szkolenie, oraz na wypadek nieobecności nagłych, jak wypadek, czy choroba, kierownik jednostki może:

• stworzyć stanowisko zastępcy głównego księgowego, do którego obowiązków automatycznie zalicza się wykonywanie zadań głównego księgowego pod jego nieobecność,
• udzielić pełnomocnictwa wybranemu pracownikowi, powierzając mu wykonywanie zadań głównego księgowego.

Co ważne, kierownik jednostki może powierzyć zadania głównego księgowego kilku pracownikom, rozdzielając między nich jego obowiązki, odpowiednio do ich wiedzy i umiejętności.