Przykładowe uzasadnienie przyznania premii – wzór

Kiedy pracownik dostaje nagrodę?

Podstawowe zasady przydzielania nagród pracownikom opisuje Kodeks pracy. Nagrody te mają charakter majątkowy – są to rzeczy lub dodatkowe pieniądze. Gratyfikacje mogą przysługiwać pracownikom, którzy:

• przejawiają inicjatywę w pracy,
• podnoszą wydajność swojej pracy,
• wzorowo wypełniają swoje obowiązki,
• w sposób szczególny przyczyniają się do realizacji zadań powierzonych im przez zakład pracy.

Do tych przesłanek może odnieść się pracodawca, który ustala zasady udzielania premii pracownikom, a także sam pracownik, który przygotowuje wniosek o przyznanie mu takiej nagrody.

Zatem umotywowanie wniosku o przyznanie nagrody dla pracownika może bazować na takich faktach jak podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez podejmowanie nauki, realizację kursów czy szkoleń, osiąganie celów zawodowych (zdobywanie zleceń, podpisywanie kontraktów) czy przyczynianie się do sukcesów, jakie odnosi firma.

Czy nagroda różni się od premii?

Chociaż uzasadnienie nagrody dla pracownika może nie różnić się od uzasadnienia premii, to warto pamiętać, że nie są to tożsame pojęcia – mimo iż często stosuje się je zamiennie.

Premia zawsze stanowi bowiem dodatkową zapłatę. Zwykle warunki jej przyznawania są określone w umowie czy regulaminie. Oznacza to, że premia ma charakter roszczeniowy i pracownik może wywalczyć ją przed sądem pracy.

Z kolei nagroda ma charakter materialny. Pracodawca przyznaje ją samodzielnie za wzorowe wykonywanie pracy, wykazywanie inicjatywy i wyjątkowy wkład w rozwój firmy. Nie jest ona standardem i nie można zmusić pracodawcy do tego, aby przyznał ją pracownikowi. 

Premia uznaniowa

Przykład uzasadnienia przyznania premii znajduje zastosowanie przede wszystkim w odniesieniu do premii uznaniowej.

Premia uznaniowa jest natomiast takim rodzajem gratyfikacji finansowej, który pracodawca przyznaje jednemu pracownikowi lub grupie pracowników zajmujących się danym projektem. Przepisy kodeksu pracy nie regulują ani zasad przyznawania premii uznaniowej, ani jej wysokości. 

Zgodnie z treścią art. 105 KP:

Pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.

Zatem w przypadku premii uznaniowej częstotliwość wypłat i kwotę premii ustala sam pracodawca. Pracownicy nie mają podstaw, aby żądać od pracodawcy premii uznaniowej, jeśli w zakładzie pracy nie stosuje się takiego systemu nagradzania.

To właśnie tym – premia uznaniowa różni się od premii regulaminowej – ta druga jest regulowana przez przepisy wewnątrzzakładowe. 

Pracownik może wnioskować o przyznanie mu premii uznaniowej, jeśli uważa, że na nią zasłużył, a także gdy może udowodnić, że doszło do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu (z grupy osób wykonujących takie  same obowiązki tylko on nie otrzymał premii).

Nie zawsze jednak premia należy się wszystkim osobom realizującym te same zadania. Czasami kluczowa okazuje się także efektywność pracy pracownika.

Zawiadomienie o przyznaniu premii uznaniowej

Wyszukując hasło „uzasadnienie premii uznaniowej przykład”, można spotkać się z informacją mówiącą o tym, że taką premię pracodawca musi uzasadnić obowiązkowo.

Nie jest to jednak prawdą, ponieważ przepisy nakazują pracodawcy zawiadomić pracownika o przyznaniu mu nagrody, a także dołączyć informację o nagrodzeniu pracownika do jego akt osobowych. Uzasadnienie premii uznaniowej nie jest więc obowiązkowe. 

Co ważne, charakterystyczną cechą premii uznaniowej jest brak obiektywnych kryteriów, które musi spełnić pracownik, aby taką premię otrzymać.

Pracodawca może przyznać pracownikowi premię uznaniową na przykład za wzorową postawę w pracy lub za szczególne osiągnięcia. Przykładowo, w branży handlowej na premię można liczyć za utrzymanie trudnego klienta lub dobre wyniki sprzedażowe. 

Uzasadnienie premii dla pracownika jest opcjonalne. Jeśli pracodawca chce wyjaśnić, dlaczego przyznał nagrodę pracownikowi, może napisać w zawiadomieniu, że “powodem przyznania premii jest…” na przykład:

• wzorowe wypełnianie obowiązków pracowniczych,
• podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
• osiąganie wybitnych wyników,
• znaczące przyczynianie się do sukcesów odnoszonych przez firmę i tak dalej. 

Warto pamiętać, że oświadczenie pracodawcy o przyznaniu premii uznaniowej powinno wskazywać także na wysokość takiej nagrody oraz na termin jej wypłaty. 

Cele premii a premia uznaniowa i premia regulaminowa

Jeśli pracodawca ustala warunki przyznawania premii oraz jej wysokość w umowie o pracę czy w regulaminie zakładu pracy, to mamy do czynienia z premią regulaminową.

Wypłaty takiej nagrody może żądać pracownik, który spełnił określone przez pracodawcę wymagania. Oznacza to, że premia regulaminowa jest przewidywalna, ale nadal pozwala motywować pracowników do osiągania konkretnych celów. 

Tymczasem premia uznaniowa (znana też jako nagroda uznaniowa) pozwala nagradzać pracowników za nadzwyczajne osiągnięcia czy wyjątkowo pozytywny wpływ na firmę. Nie da się przewidzieć tego, czy pracodawca przyzna ją pracownikowi. Nie można też rościć sobie prawa do takiej premii przed sądem, choć można o taką premię wnioskować.

Oba rodzaje premii mogą skutecznie motywować pracowników do świadczenia pracy na wysokim poziomie oraz do realizacji długoterminowych celów. Najkorzystniej jest zatem stosować ten system nagród naprzemiennie.

Poza finansowymi korzyściami z nagrody, przyznanie premii świadczy przede wszystkim o tym, że pracodawca docenia pracownika – to również stanowi silną motywację do dalszych starań o wyróżnienie się na tle innych osób zatrudnionych.