Ewidencja pozaksięgowa wspólnoty mieszkaniowej – wzór

17 

Zgodnie z treścią art. 22 ustawy o własności lokali czynnościami przekraczającym zakres zwykłego zarządu są między innymi “określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę […] ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej”.

Ewidencja pozaksięgowa wspólnoty mieszkaniowej powinna zostać uregulowana za pomocą uchwały.

Wzór pisma pochodzi z kategorii:
Opis

Jakie informacje powinna zawierać uchwała w sprawie ewidencji pozaksięgowej wspólnoty mieszkaniowej?

Przykładowa ewidencja pozaksięgowa wspólnoty mieszkaniowej powinna zostać uregulowana w zakresie prowadzenia takiej ewidencji oraz w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji.

Jeśli chodzi o jej zakres, to ewidencja pozaksięgowa obejmuje między innymi rejestrację kosztów zarządu nieruchomością, zaliczki uiszczane na ich pokrycie, koszty i zaliczki z tytułu opłat na utrzymanie lokali, czy rozliczenia tych kosztów.

Natomiast sposób prowadzenia ewidencji pozaksięgowej dotyczy metody zapisywania informacji, sposobu ich przedstawiania oraz zasad rejestrowania. Najczęściej przewiduje się:

  • chronologiczną kolejność notowania zdarzeń gospodarczych,
  • grupowanie zapisów w postaci kont dla poszczególnych kosztów i przychodów, 
  • rejestrowanie kosztów i przychodów dotyczących danego roku kalendarzowego, niezależnie od terminu zapłaty.

Ewidencja może odnosić się też do sprawozdania finansowego, w tym do terminu jego sporządzenia, zakresu oraz zawartości (informacji ujmowanych w sprawozdaniu). Uchwała o ewidencji pozaksięgowej wspólnoty mieszkaniowej wskazuje też, jak i gdzie należy przechowywać dokumentację finansową. 

Ewidencja pozaksięgowa wspólnoty mieszkaniowej a sprawozdanie finansowe

Uchwałę w sprawie ewidencji pozaksięgowej warto przygotować w oparciu o sprawdzony wzór ewidencji pozaksięgowej wspólnoty mieszkaniowej. Należy pamiętać przy tym, że ewidencja pozaksięgowa oznacza, że wspólnota nie musi prowadzić ksiąg rachunkowych według zasad określonych ustawą o rachunkowości.

Niemniej jednak powinna ona spełniać określone warunki i zawierać dane wskazane w ustawie. Te same dane ujmuje się bowiem w sprawozdaniu rocznym. Ewidencja kosztów i przychodów, tak jak sprawozdanie, musi pokazywać:

  • przychody z tytułu wpłat od właścicieli lokali na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością,
  • przychody z tytułu należnych wpłat od właścicieli lokali na pokrycie kosztów mediów,
  • inne przychody i pożytki,
  • koszty zarządu nieruchomością wspólną, w tym wydatki na naprawy, przeglądy, konserwacje, utrzymanie zieleni, utrzymanie czystości, ochronę, ubezpieczenia, podatki, wynagrodzenia członków zarządu lub zarządcy.
  • koszty mediów, w tym gazu, ciepła, wody, ścieków, wywozu nieczystości,
  • przychody i wydatki funduszu remontowego i funduszy celowych,
  • stan rozrachunków,
  • stan środków pieniężnych, ich przychody i rozchody.

Ewidencja księgowa powinna pozwalać na sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego, obejmującego wyżej wymienione informacje, a także sporządzenie bilansu i rachunku zysków i strat. Z tego względu uchwała, która dotyczy ewidencji pozaksięgowej musi dokładnie określać zakres i sposób jej prowadzenia. 

ewidencja-pozaksiegowa-wspolnoty-mieszkaniowej-wzor
Ewidencja pozaksięgowa wspólnoty mieszkaniowej - wzór
17