Upomnienie pracownika – wzór – przykłady

Kara upomnienia w przepisach Kodeksu pracy

Upomnienie pracownika za niewłaściwe zachowanie jest jedną najczęściej stosowanych kar porządkowych i jednocześnie jedną z najlżejszych kar. Mówi o niej Kodeks pracy w treści art.108, w brzmieniu:

Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować karę upomnienia lub karę nagany.

Karę nagany i karę upomnienia stosuje się odpowiednio do wagi problemu, czyli przewinienia pracownika. Naganę przyznaje się za naprawdę poważne naruszenia obowiązków pracowniczych. Natomiast upomnienia za lekkie przewinienia.

Kodeks pracy wyróżnia też trzeci rodzaj kary porządkowej – karę pieniężną. Jest ona przyznawana między innymi za:

• nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, 
• nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych,
• opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,
• stawienie się w pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w trakcie pracy.

Kiedy przyznaje się karę upomnienia?

Upomnienie to “lekka” kara porządkowa, którą stosuje się, kiedy stopień winy pracownika jest nieznaczny. Pracodawca może ukarać w taki sposób pracownika, który:

• nie przestrzega zasad informowania o nieobecnościach w pracy,
• nie ustawiedliwia nieobecności w pracy,
• nie przestrzega reguł organizacji pracy,
• nie przestrzega zasad BHP,
• nie przestrzega przepisów pożarowych,
• nie przestrzega przyjętych zasad potwierdzania obecności w pracy.

Co ważne, takie upomnienie pracownika za opuszczenie stanowiska pracy czy za nieprzestrzeganie przepisów BHP stosuje się zwykle tylko za pierwszym razem, czyli przy pierwszym tego typu przewinieniu. Jeśli pracownik nie zmienia swojego zachowania, pracodawca może wymierzyć mu surowszą karę. 

Upomnienie ustne i pisemne

Upomnienie pracownika za spóźnienie, nieusprawiedliwioną nieobecność czy łamanie przepisów przeciwpożarowych może przyjmowawać formę ustną lub pisemną, ze wpisem do akt osobowych pracownika. 

Upomnienie w formie pisemnej jest dla pracownika o wiele poważniejsze w skutkach. Jeśli pracodawca na piśmie zawiadamia pracownika o upomnieniu, powinien wskazać w takim dokumencie:

• rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, 
• datę naruszenia obowiązków pracowniczych.

Pisemne upomnienie musi uwzględniać informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu, a także o terminie jego wniesienia.

Warto pamiętać również, że wpisanie upomnienia do akt pracowniczych może skutkować poważnymi konsekwencjami dla pracownika. Po pierwsze, opinia na jego temat ulegnie pogorszeniu. Po drugie, może mieć on później problemy z uzyskaniem podwyżki czy awansu. W skrajnych przypadkach – kiedy pracownik otrzymuje wiele upomnień – może to doprowadzić nawet do zwolnienia go z pracy.

Upomnienie pracownika a terminy

Upomnienie pracownika za niedopełnienie obowiązków, za spóźnienie czy łamanie przepisów BHP to uprawnienie pracodawcy, które przysługuje mu w terminie dwóch tygodni od momentu, w którym dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego czy też zasad pracy oraz w terminie maksymalnie 3 miesięcy od daty danego zdarzenia. 

Natomiast wpis do akt osobowych pracownika dotyczący nagany zostaje zatarty po upływie roku nienagannej pracy lub wcześniej – na wniosek pracownika lub związków zawodowych, który pracodawca rozpatruje uznaniowo.

Nagana a upomnienie

Upomnienie pracownika za niewykonanie polecenia służbowego to bardzo łagodna forma kary. Należy pamiętać bowiem, że przy stosowaniu kar porządkowych pracodawca powinien kierować się:

• stopniem winy pracownika,
• rodzajem naruszenia obowiązków pracowniczych,
• dotychczasowym stosunkiem pracownika do świadczonej pracy.

Zgodnie z przepisami, pracodawca może ukarać pracownika karą pieniężną tylko w trzech przypadkach:

1. gdy pracownik nie usprawiedliwia nieobecności w pracy
2. gdy pracownik nie stosuje się do przepisów BHP lub przepisów przeciwpożarowych,
3. gdy pracownik przychodzi do pracy pod wpływem alkoholu lub spożywa alkohol, będąc w pracy.

Jeśli chodzi o dwie pozostałe kary – naganę i upomnienie – to należy wiedzieć, że o ile naganę można zastąpić upomnieniem, tak już upomnienia nie wolno zastąpić naganą. Można powiedzieć, że upomnienie jest formą ostrzeżenia przed naganą i często stosuje się je w roli symbolicznej żółtej kartki. 

Upomnienie za wulgarne zachowanie pracownika

Pracownik powinien przestrzegać w pracy zasad współżycia społecznego. Oznacza to, że można ukarać go upomnieniem za niestosowne, wulgarne zachowanie. Według Sądu Najwyższego karze podlega między innymi:

• odmowa wykonania polecenia,
• aroganckie wypowiedzi w stosunku do pracodawcy,
• kwestionowanie kompetencji pracodawcy.

Inne wyroki sądów potwierdziły natomiast, że ukarać upomnieniem można pracownika, który:

• podważa autorytet pracodawcy,
• obraża godność osobistą pracodawcy lub współpracowników,
• wygłasza oceny niepochlebne i dyskwalifikujące innych pracowników.

Co więcej, jeśli takie zachowania powtarzają się często, to mogą stanowić nawet podstawę wypowiedzenia umowy z pracownikiem. 

Odwołanie od upomnienia

Warto wspomnieć również o zasadach dotyczących odwoływania się od kary upomnienia przez pracowników. Osoba ukarana karą porządkową przez pracodawcę może wnieść swoje odwołanie od takiej decyzji w terminie 7 dni.

O uznaniu takiego odwołania decyduje wyłącznie pracodawca, ale ma on obowiązek zapoznania się przedtem ze stanowiskiem zakładowej organizacji związkowej.

Jeśli w terminie 14 dni od wpłynięcia sprzeciwu pracodawca nie odrzuci go, jest to jednoznaczne z uwzględnieniem odwołania. Kiedy zaś pracodawca odrzuci odwołanie pracownika, ten ma jeszcze prawo w ciągu 14 dni wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.

Sąd zdecyduje o uchyleniu kary porządkowej, jeśli została ona nałożona na pracownika z naruszeniem przepisów prawa, na przykład gdy pracodawca nie przygotował pisemnego upomnienia zgodnie z obowiązującym terminem 14 dni.