Sprawozdanie z działalności Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej – wzór

Jakie informacje musi zawierać sprawozdanie z działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej?

Przykładowe sprawozdanie z działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej musi zawierać kilka niezbędnych elementów formalnych, zgodnych ze standardami rachunkowości finansowej – ustawa o własności lokali nie określa bowiem ani formy, ani zakresu takich sprawozdań.

Dokument można przygotować w oparciu o nasz wzór sprawozdania z działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej, który uwzględnia między innymi:

• roczne koszty wspólnoty,
• roczne przychody wspólnoty,
• wykazy należnych, niezapłaconych przez właścicieli kosztów zarządu,
• wykazy nierozliczonych kwot, zaległości z poprzednich lat,
• wnioski uchwał o spisaniu w straty zaległości nieściągalnych – jeśli istnieją,
• zobowiązania wspólnoty wobec dostawców usług,
• obciążenia podatkowe,
• dokumentację wdrożonych postępowań związanych ze ściągnięciem należności wspólnoty,
• informacje o stanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych wspólnoty,
• informacje o stanie zgromadzonych funduszy celowych,
• informacje o środkach wydanych na toczące się postępowania sądowe.

Należy pamiętać, że roczne sprawozdanie Wspólnoty Mieszkaniowej przygotowuje się zgodnie z zasadą memoriału, czyli ewidencjonowania zdarzeń, które miały miejsce w roku sprawozdawczym – bez względu na datę ich sfinansowania.

Dobre sprawozdanie musi pokazywać rzeczywiste zdarzenia, czyli być rzetelne. Nie należy ukrywać w nim żadnych danych. Co więcej, we wspólnocie, która działa prawidłowo sprawozdanie powinno wskazywać na zbilansowanie budżetu. Jeśli sprawozdanie wykazuje ujemny wynik finansowy, zwykle obciąża to koszty roku następnego. 

Jakie znaczenie ma sprawozdanie z działalności zarządu wspólnoty?

Sprawozdanie z działalności zarządu wspólnoty stanowi podstawę przygotowania kolejnego istotnego dokumentu –  planu gospodarczego. Plan gospodarczy powinien być natomiast oparty na rzetelnych i wiarygodnych informacjach, uwzględnionych w sprawozdaniu. Dzięki rzetelnemu sprawozdaniu można ustalić odpowiednie zaliczki na poczet przyszłych wydatków.

Sprawozdanie powinno zostać przedłożone na zebraniu rocznym zarządu wspólnoty. Złożenie nierzetelnego sprawozdania nie pozwala na dokonanie oceny tego, czy zarząd odpowiednio gospodarował finansami wspólnoty.

W związku z tym niemożliwe jest też podjęcie decyzji o udzieleniu lub odmowie udzielenia zarządowi absolutorium za dany rok. Sprawozdanie zarządu powinno zostać zatwierdzone uchwałą, która stwierdza prawidłowość i zgodność działania zarządu z obowiązującym prawem. 

Należy pamiętać, że każdy dokument sprawozdawczy musi być zrozumiały i szczegółowy. Do sprawozdania dołącza się też bardzo ważną część opisową, czyli merytoryczny opis działalności wspólnoty w danym roku. Ten powinien zaś zawierać omówienie wszystkich zdarzeń gospodarczych.