Protokół z przeglądu dokumentacji ZFŚS – wzór

17 

Zgodnie z przepisami wprowadzonymi w 2019 roku, pracodawca prowadzący Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ma obowiązek corocznego przeglądania danych i usuwania danych, które już nie są potrzebne. Fakt wykonania tego obowiązku powinien potwierdzić za pomocą protokołu z przeglądu dokumentacji ZFŚS.

Dla ułatwienia Ci sporządzenia takiego pisma – przygotowaliśmy spełniający wszystkie formalne wymagania – wzór protokołu z przeglądu dokumentacji ZFŚS – który pobierzesz, klikając poniższy przycisk:

Wzór pisma pochodzi z kategorii: ,
Opis

Czy dokonywanie przeglądu dokumentacji ZFŚS jest obowiązkowe?

Obowiązek dokonywania przeglądu dokumentacji ZFŚS jest stosunkowo nowy. Nie zwalnia to jednak pracodawców z konieczności jego realizacji. Zgodnie z art. 12a ustawy o ZFŚS: „Kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny”.

Oznacza to, że brak przeglądu może prowadzić do ukarania pracodawcy grzywną wymierzoną przez Państwową Inspekcją Pracy. Grzywna ta wynosi najczęściej 1000 zł, ale sporadycznie może wynosić nawet 5000 zł.

Jakie informacje należy uwzględnić w protokole przeglądu dokumentacji ZFŚS?

Protokół przeglądu dokumentacji ZFŚS sporządza się co najmniej raz w roku, ponieważ co roku do 31 grudnia pracodawca musi takiego przeglądu dokonać. Obowiązek przeglądu dotyczy danych osobowych, które pracodawca zgromadził w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia lub dopłaty z Funduszu, a także w celu ustalenia ich wysokości.

W praktyce chodzi tu o takie dokumenty jak:

  • oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej,
  • zaświadczenia i oświadczenia w zakresie potwierdzenia danych zawartych w oświadczeniu.

Wspomniane zaświadczenia i oświadczenia mogą dotyczyć sytuacji życiowej, zdrowotnej, materialnej i rodzinnej osoby korzystającej z ZFŚS. Wbrew pozorom – w związku z RODO – pracodawca nie powinien bowiem natychmiast niszczyć takiej dokumentacji.

Musi przechowywać ją przez odpowiednio długi okres. Przegląd ma na celu wytypowanie tych danych, których przechowywanie jest zbędne do realizacji celu z art. 8 ustawy, czyli do przyznania ulgowej usługi, świadczenia lub dopłaty z funduszu – te dane należy usunąć. 

Podobne wzory pism:

protokol-z-przegladu-dokumentacji-zfss-wzor
Protokół z przeglądu dokumentacji ZFŚS - wzór
17