Masz 0 pisma w koszyku
17 zł
Długi termin płatności lub odroczenie terminu płatności faktury klientowi nierzadko prowadzi do poważnych problemów z płynnością finansową. Należy wiedzieć więc, że przedsiębiorca zawsze ma prawo poprosić kontrahenta o wcześniejszą płatność, choć ten drugi nie ma obowiązku pozytywnego rozpatrzenia takiej prośby.
Jak grzecznie poprosić o wcześniejszą zapłatę faktury i jak sprawić, żeby klient nie poczuł się źle, a zamiast tego spełnił naszą prośbę o przyspieszenie płatności faktury?
Dla ułatwienia Ci sporządzenia takiego pisma – przygotowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór prośby, którą pobierzesz, klikając poniższy przycisk:
Już samo przypomnienie o terminie płatności faktury może zasugerować kontrahentowi, że przedsiębiorcy zależy na jej wcześniejszym uregulowaniu. Warto pamiętać, że problem opóźnień w płatnościach, czy po prostu problem utraty płynności finansowej spowodowany fakturami z odroczonym terminem płatności może spotkać zarówno małe, jak i duże firmy. Nie zależy zatem obawiać się o to, jak druga strona potraktuje takie przypomnienie.
Grzecznie sformułowana wiadomość przypominająca o zbliżającym się terminie płatności to dobre rozwiązanie.
Stosowanie systemu przypomnień powinno być standardową procedurą, która pokazuje, że firma kontroluje swoje finanse.
Przypomnienie o terminie faktury nie zawsze rozwiązuje problem przedsiębiorcy – nawet jeśli po otrzymaniu takiego przypomnienia, kontrahent uiszcza płatność na przykład dwa dni przed wyznaczonym terminem. Prawdziwy problem generują bowiem faktury ze znacząco odroczonym terminem płatności, na przykład 30- lub 60-dniowym. Czy w takiej sytuacji wcześniejsza zapłata faktur jest możliwa?
Zasadniczo, kontrahent nie ma obowiązku wcześniejszego uregulowania faktury. Może dokonać płatności ostatniego dnia, w którym upływa termin płatności. Z drugiej jednak strony, jeżeli ma taką możliwość, może także uregulować zobowiązanie wcześniej. Z reguły dokonuje tego na prośbę przedsiębiorcy. Kiedy więc można poprosić o wcześniejszą zapłatę?
Podstawowy warunek otrzymania wcześniejszej płatności to zrealizowanie umowy, czyli wykonanie dzieła lub zlecenia, czy też dostarczenie towaru zamawiającemu. Nie można bowiem domagać się zapłaty za pracę jeszcze niewykonaną.
Nawet w sytuacji, kiedy umowa została już zrealizowana, przedsiębiorca nie ma gwarancji, że jego prośba o wcześniejszą zapłatę zostanie zaakceptowana. Wszystko zależy od woli drugiego podmiotu, który nie ma obowiązku uiszczenia płatności za fakturę w krótszym terminie, ale może dokonać tego z dobrej woli, aby zadbać o utrzymanie pozytywnych relacji biznesowych.
Prośba o wcześniejszą zapłatę faktury nic nie kosztuje, a w wielu wypadkach może uratować firmę przed poważnymi konsekwencjami, takimi jak zatory płatnicze i pogorszenie płynności finansowej, a nawet bankructwo.
Wystawiając faktury z długim terminem płatności, przedsiębiorca „idzie na rękę” innym firmom. Zwykle robi to ze względu na chęć zbudowania pozytywnego wizerunku i wzmocnienia swojej pozycji na rynku. Jednak długie terminy płatności są też ryzykowne.
W końcu przedsiębiorca potrzebuje środków pieniężnych na własne zobowiązania. Jeśli nie ma z czego zapłacić pracownikom czy dostawcom, musi szukać źródeł finansowania, na przykład takich jak kredyt. Prostszym rozwiązaniem jest jednak skierowanie do kontrahentów prośby o wcześniejsze uregulowanie płatności.
Prośba o przyspieszenie płatności faktury to dosyć delikatne pismo. Z jednej strony, przedsiębiorca powinien brzmieć w nim stanowczo i profesjonalnie. Z drugiej zaś nie może naciskać na kontrahenta, aby nie zniszczyć zbudowanych z nim relacji biznesowych.
Przygotowując takie pismo, warto pomyśleć zatem również o tym, aby druga strona nie czuła się niekomfortowo w sytuacji, kiedy nie będzie mogła zgodzić się na wcześniejszą płatność.
Zatem jak napisać prośbę o zapłatę faktury wcześniej? Dokument tego typu powinien zawierać między innymi:
Uzasadnienie prośby o przyspieszenie terminu płatności faktury można uargumentować poprzez np.:
Uzasadnienie pisma ma ogromny wpływ na to, jak kontrahent spojrzy na taką prośbę. Warto pamiętać jednak, że druga strona nie zawsze będzie w stanie przystać na taką prośbę – nawet najlepiej uzasadnioną. Wszystko zależy od tego, czy dysponuje akurat odpowiednią ilością środków finansowych i czy może pozwolić sobie na przedterminową spłatę.
Wniosek o przyspieszenie płatności faktury nie zawsze jest skuteczny, ale nie stanowi on jedynego rozwiązania problemu długich terminów płatności. Popularnym sposobem finansowania faktur z odroczonym terminem płatności jest dzisiaj między innymi faktoring. Usługa ta polega na „sprzedaniu” faktur firmie faktoringowej.
Taka firma wypłaca zaliczkę na poczet faktury z długim terminem płatności, a następnie sama dochodzi zapłaty od kontrahenta. Pieniądze można otrzymać w ten sposób niemalże od ręki. Nie jest to jednak usługa bezkosztowa.
Zaletą faktoringu jest to, że przy podejmowaniu decyzji firma faktoringowa nie bierze pod uwagę zdolności kredytowej, zatem faktoring to rozwiązanie także dla nowych firm. Wadą tego rozwiązania jest zaś między innymi konieczność powiadomienia kontrahenta o fakcie sprzedaży jego faktury, co może prowadzić do utraty zaufania.
Kolejny sposób na faktury z długim terminem to tak zwane skonto, czyli forma rozliczenia, która zakłada obniżenie cen za towary czy usługi w przypadku przyspieszonej płatności. Informację o skoncie umieszcza się na rachunku lub fakturze.
Jeśli kontrahent zapłaci wcześniej, należy wystawić fakturę korygującą. Dokument musi informować bowiem o udzielonej zniżce. To rozwiązanie również wiąże się zatem ze stratami – rzędu kilku procent udzielonej zniżki.
Ostatnim i najmniej korzystnym rozwiązaniem jest doliczanie odsetek od kredytu kupieckiego. O kredycie kupieckim można myśleć w przypadku faktur z długim terminem płatności przekraczającym 31 dni. Jeśli po upływie 31 dni przedsiębiorca nie ureguluje zobowiązania, firma może naliczać odsetki za kredyt kupiecki. Oczywiste jest jednak to, jak takie postępowanie wpłynie na relacje biznesowe z danym kontrahentem.
Jedynie prośba o wcześniejsze uregulowanie faktury wydaje się więc rozwiązaniem neutralnym dla relacji biznesowych oraz pozbawionym kosztów. Wystarczy więc wystąpić do kontrahenta z odpowiednio sformułowaną prośbą i poczekać na jego odpowiedź. Ta powinna być pozytywna, jeśli tylko druga strona dysponuje odpowiednimi środkami i również dba o wzajemne relacje biznesowe.
Zgodnie z przepisami ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, termin płatności przedsiębiorca może wyznaczyć nawet 60 dni! licząc od daty wystawienia rachunku.
Odroczenie terminu płatności faktury w transakcjach handlowych może stać się dla danego przedsiębiorstwa przysłowiowym gwoździem do trumny, ponieważ odroczenie terminu płatności faktury sprawia, że zmniejsza się płynność finansowa przedsiębiorcy, co może powodować zatory płatnicze i niemożność bieżącego regulowania swoich zobowiązań bądź inwestowania w firmę, czyli zupełnie jak przy przeterminowanej płatności.
Natomiast sporządzając prośbę o przesunięcie terminu płatności faktury, wystawca faktury dostaje zapłatę o wiele szybciej, niż przewiduje to oryginalny termin płatności. Aby jednak przyspieszyć płatność faktury, kluczem do sukcesu będzie odpowiednie sporządzenie pisma do klienta, w którym poprosimy go o szybszą płatność.
Podobne wzory pism:
