Pismo do ZUS wyjaśniające nieobecność w domu podczas kontroli – wzór

Kontrola pracodawcy a kontrola ZUS

Pracowników na zwolnieniu lekarskim może kontrolować pracodawca i/lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wszystko zależy od tego, kto wypłaca pracownikowi tak zwane chorobowe.

Jeśli pracodawca zatrudnia ponad 20 pracowników, sam wypłaca im wynagrodzenie za czas choroby. Ma zatem prawo do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, a więc czy pracownicy wykorzystują zwolnienie zgodnie z przepisami.

Takie kontrole z ramienia pracodawcy mają na celu sprawdzenie między innymi, czy pracownik nie korzysta ze zwolnienia lekarskiego w celu wykonywania innej pracy zarobkowej lub czy nie korzysta ze zwolnienia lekarskiego niezgodnie z przeznaczeniem (np. wykonując remont mieszkania).

Pracodawca może kontrolować pracowników osobiście lub wyznaczać do tego zadania innego pracownika. 

ZUS kontroluje pracowników na zwolnieniu lekarskim, kiedy wynagrodzenie za czas choroby wypłacane jest z budżetu ubezpieczeń społecznych. Dotyczy to przedsiębiorców zatrudniających mniej niż 20 osób, a także zwolnień lekarskich, które obejmują okres dłuższy niż 33 dni.

Również w tych przypadkach kontrolę pracownika może zgłosić pracodawca. Niemniej jednak jest ona przeprowadzana z ramienia ZUS, czyli przez jednego z pracowników zakładu ubezpieczeń. 

Jakie cel ma kontrola zwolnienia lekarskiego?

Jak zostało wspomniane, kontrole zwolnienia lekarskiego mają na celu przede wszystkim sprawdzenie, czy pracownik korzysta z nich zgodnie z przeznaczeniem. W praktyce takie wizyty mają sprawdzać, czy:

• pracownik nie wykonuje innej pracy zarobkowej, przebywając na zwolnieniu,
• pracownik nie korzysta ze zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem (określonym przez lekarza, który zwolnienie wystawił). 

Warto wspomnieć przy tym, że nie każde zwolnienie lekarskie wiąże się z obowiązkiem przebywania w domu i leżenia w łóżku. Zwolnienie lekarskie od psychologa może uwzględniać wręcz zalecenie przebywania poza domem, chodzenia na spacery.

W większości przypadków – przy chorobach, infekcjach, urazach – pracownik będzie miał jednak obowiązek przebywania w domu. Nie powinien więc nie tylko opuszczać miejsca zamieszkania, ale również wykonywać takich prac jak remont czy generalne sprzątanie. 

Należy mieć też na uwadze, że zwolnienia lekarskie wystawiane są również na inne osoby, czyli w celu sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny. W tym przypadku kontrola z ZUS ma na celu upewnienie się, że pracownik jest jedyną osobą, która może taką opiekę sprawować. 

Czym skutkuje nieobecność podczas kontroli ZUS?

Nieobecność w domu w trakcie kontroli zwolnienia lekarskiego L4 może mieć dla pracownika bardzo nieprzyjemne konsekwencje. Wyliczamy wśród nich między innymi:

• utratę prawa do wynagrodzenia za czas choroby (niezdolności do pracy),
• utratę prawa do zasiłku chorobowego,
• zwolnienie dyscyplinarne (na podstawie naruszenia obowiązków pracowniczych).

Warto pamiętać, że jedna nieobecność podczas kontroli L4 nie musi być równoznaczna z nałożeniem na pracownika wszystkich wymienionych wyżej kar.

Tak naprawdę, pracownicy ZUS przeprowadzający kontrolę powinni w miarę możliwości ponowić swoją wizytę, jeśli nie zostaną pracownika pod wskazanym adresem.

Poza tym pracownikowi przysługuje też prawo złożenia wyjaśnień, czyli usprawiedliwienia swojej nieobecności podczas kontroli. Pismo wyjaśniające do ZUS składa się na wezwanie organu do złożenia wyjaśnień, zwykle w terminie maksymalnie 7 dni od daty kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego.

Jak wyjaśnić nieobecność podczas kontroli ZUS?

Pismo do ZUS wyjaśniające nieobecność w domu podczas kontroli to dla pracownika szansa na uniknięcie wszelkich nieprzyjemnych konsekwencji nieobecności pod wskazanym adresem.

Na początek warto wyjaśnić, że pracownik na zwolnieniu L4 nie musi przebywać w swoim miejscu zamieszkania czy zameldowania. Ma prawo wskazać inny adres, pod którym będzie przebywać w trakcie zwolnienia lekarskiego L4.

Jego obowiązkiem jest również poinformowanie organu o tym, że jego miejsce pobytu uległo zmianie – pracownik powinien zaktualizować te informacje w ciągu 3 dni. Jednym z wyjaśnień nieobecności podczas kontroli ZUS może być więc niedopełnienie tego obowiązku. 

W wielu przypadkach wyjaśnienie nieobecności podczas kontroli ZUS nie dotyczy jednak zmiany miejsca pobytu, lecz chwilowej nieobecności. Ta może być usprawiedliwiona tylko w określonych okolicznościach, na przykład gdy:

• pracownik wychodzi z domu na badanie lekarskie,
• pracownik wychodzi z domu do apteki,
• pracownik wychodzi z domu do sklepu po niezbędne zakupy.

W przypadku opuszczenia miejsca stałego pobytu w celu udania się po zakupy pracownik musi wykazać również, że nikt nie mógł go w tym zadaniu zastąpić.

Na poparcie swoich argumentów pracownik powinien zachować również paragon z apteki/sklepu lub inny dokument, który pozwoli mu udowodnić, że w momencie kontroli przebywał właśnie w jednym z tych miejsc. 

Kiedy spodziewać się kontroli z ZUS na zwolnieniu lekarskim?

Najprostszy sposób na uniknięcie konsekwencji nieobecności w domu w trakcie kontroli zwolnienia lekarskiego, to przebywanie w nim w czasie spodziewanej wizyty.

Chociaż nie da się przewidzieć dokładnie, kiedy pracownicy ZUS przyjdą na kontrolę, to można przypuszczać, że odbędzie się to w godzinach ich pracy, czyli od poniedziałku do piątku, najczęściej między godziną 7.00 a 15.00. 

Warto pamiętać przy tym, że takie ramy czasowe dotyczą kontroli z ramienia ZUS.

Natomiast kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich z ramienia pracodawcy może odbywać się w dowolnym czasie, choć zwykle również ma miejsce w godzinach pracy firmy. 

Podsumowanie informacji

Kontrolę zwolnienia lekarskiego L4 może przeprowadzić ZUS na prośbę pracodawcy lub donos osoby trzecie, lub sam pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia społecznego więcej niż 20 pracowników.

Podstawa prawna:

Art. 68. – [Kontrola ubezpieczonych] – Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

1.Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnicy składek, o których mowa w art. 61 ust. 1 pkt 1, są uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

W przypadku kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich ubezpieczony, przybywający na L4 którego podczas kontroli nie było w domu, może złożyć pisemne wyjaśnienia, w których opisze okoliczności wpływające na jego nieobecność w miejscu zamieszkania.

Aby ułatwić Ci sporządzenie takiego pisma – przygotowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór pisma wyjaśniającego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który pobierzesz na samej górze strony.