List intencyjny o współpracy – wzór

Czym jest list intencyjny?

”List intencyjny – wyrażenie woli współpracy” – to najprostsza definicja listu intencyjnego. Zasadniczo taki dokument jest wstępną deklaracją chęci podjęcia w przyszłości wspólnych działań gospodarczych, prawnych lub handlowych.

Może zawierać oświadczenie woli jednej lub obu stron. Najczęściej dotyczy zawarcia konkretnej umowy. Podpisuje się go w trakcie lub po negocjacjach, dlatego zawiera on najważniejsze ustalenia i warunki współpracy, które prowadzą do pewnych skutków prawnych.

Jeśli chodzi o list intencyjny o współpracy pomiędzy firmami, to przedsiębiorcy najczęściej wykorzystują taki dokument, aby zwiększyć swoje szanse na uzyskanie dofinansowania czy innej formy wsparcia dla realizacji inwestycji, czy konkretnego projektu. List świadczy o tym, że firma wykorzysta otrzymane pieniądze zgodnie ze swoją deklaracją – nie zostaną one zmarnowane.

Listy intencyjne stosuje się również między pracodawcą a pracownikiem, na przykład w ramach rekrutacji.

Kandydat na pracownika po rozmowie kwalifikacyjnej oczekuje, że pracodawca przygotuje dla niego list intencyjny wyrażający chęć zatrudnienia go w swojej firmie. Po otrzymaniu takiej deklaracji od nowego pracodawcy może złożyć wypowiedzenie umowy w dotychczasowym zakładzie pracy bez obaw o pozostanie bez zatrudnienia. 

Jakie elementy powinien zawierać list intencyjny?

List intencyjny to prosty dokument, ale bez względu na okoliczności jego sporządzenia, musi zawierać kilka wymaganych elementów formalnych. Najprościej jest przygotować takie pismo w oparciu o wzór listu intencyjnego o współpracy. Taki druk uwzględnia:

• datę i miejsce podpisania,
• dane stron,
• oświadczenie woli współpracy,
• zobowiązanie o współpracy,
• określenie warunków współpracy,
• podpis każdej ze stron.

List intencyjny powinien zawierać także informację dotyczącą możliwości wypowiedzenia listu przez każdą ze stron, bez konsekwencji finansowych. Co ważne, pismo może przyjmować zarówno zwykłą formę pisemną, jak i elektroniczną. Obie da się przygotować w oparciu o nasz uniwersalny wzór listu intencyjnego dotyczącego współpracy.

List intencyjny podpisywany po negocjacjach bądź w ich trakcie zawiera oświadczenie woli obu lub jednej ze stron i wyraża jedynie wolę zawarcia umowy.

Jakie konsekwencje rodzi podpisanie listu intencyjnego?

List intencyjny o współpracy nie jest umową przedwstępną, to jednak inny rodzaj umowy. Podpisanie takiego dokumentu oznacza, że strony zobowiązały się do przestrzegania wstępnych warunków współpracy. Nie jest to umowa, zatem nie wiąże stron. Zwykle list to tylko pierwszy krok do negocjacji. 

Podpisanie listu intencyjnego nie rodzi konsekwencji prawnych, ponieważ instytucja ta nie została uregulowana przez żaden akt prawny. Ani podpisanie listu intencyjnego, ani jego dotrzymanie, czy brak realizacji postanowień wynikających z listu intencyjnego nie pociągają za sobą większych konsekwencji prawnych. Strony nie mają możliwości zaskarżenia zobowiązania wynikającego z tego dokumentu. 

Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego, wspólny list intencyjny wyraża jedynie wolę zawarcia umowy po przeprowadzeniu negocjacji. Nie należy traktować go tak samo, jak umowy przedwstępnej.

List nie tworzy stosunku zobowiązaniowego dla stron. Opisuje jedynie warunki ewentualnej współpracy. List intencyjny informuje o prawdopodobieństwie zawarcia w przyszłości umowy, ale nie odbiera stronom kompetencji do decydowania o tym w przyszłości.

Warto podkreślić jednak, że o charakterze dokumentu decyduje jego treść, a nie tytuł. Jeśli list nosi znamiona umowy, może rodzić konsekwencje prawne typowe dla takiej umowy. W przypadku, gdy w liście intencyjnym podpisanym przez obie strony znajdą się propozycje dotyczące porozumień przedkontraktowych, należy uznać je za prawnie wiążące.

Konsekwencje naruszenia warunków listu intencyjnego

Jak zostało wspomniane, podpisanie listu intencyjnego nie skutkuje powstaniem stosunku zobowiązaniowego dla stron. Jest to jedynie deklaracja możliwości zawarcia w przyszłości określonej umowy. Mimo to należy mieć na uwadze, że w niektórych przypadkach może dojść do pociągnięcia strony do odpowiedzialności.

Jeśli jedna ze stron po podpisaniu listu nadal prowadzi negocjacje z firmą konkurencyjną w tej samej sprawie, druga strona może pociągnąć ją do odpowiedzialności na podstawie naruszenia interesu umowy. Zawierając list intencyjny, strony zobowiązują się do negocjowania w dobrej wierze.

Gdyby jedna z nich złamała to postanowienie, druga miałaby prawo domagać się odszkodowania. Zakres takiego odszkodowania obejmuje naprawienie szkody, jaką druga strona poniosła w związku z tym, że liczyła na zawarcie umowy.

Poza tym, ponieważ obowiązuje swoboda zawierania umów, w liście intencyjnym strony mogą także rozszerzyć zakres wzajemnej odpowiedzialności między innymi poprzez zapisy, które zobowiązują firmę do zwrotu kosztów poniesionych przez drugą stronę podczas prowadzenia negocjacji. 

List intencyjny a umowa przedwstępna

List intencyjny nie jest umową przedwstępną, o ile został prawidłowo sporządzony. Strony prowadzące negocjacje często popełniają jednak błąd i formułują list intencyjny tak, że ten nosi znamiona umowy przedwstępnej.

Umowa przedwstępna została ściśle uregulowana w przepisach Kodeksu cywilnego. Jej podpisanie skutkuje powstaniem zobowiązania stron – obowiązku zawarcia umowy przyrzeczonej.

Jeśli któraś ze stron będzie próbowała uchylać się od zawarcia takiej umowy, druga będzie mogła wnosić o naprawienie szkody, czyli o odszkodowanie. Co więcej, stronie poszkodowanej przysługiwało będzie roszczenie o zawarcie umowy przyrzeczonej wbrew woli drugiego podmiotu.

Charakterystyczne elementy umowy przedwstępnej to między innymi określenie terminu zawarcia w przyszłości umowy przyrzeczonej. Jeśli list intencyjny zawiera takie informacje, może być traktowany jako umowa przedwstępna.

Warto pamiętać zatem, że w liście intencyjnym powinna pojawić się jedynie deklaracja nawiązania współpracy w określonym zakresie. Nie należy ujmować w nim terminów ani szczegółowych warunków planowanej współpracy.

Kilka słów na koniec

List intencyjny o współpracy to dokument lub pismo, w którym jedna strona wyraża swoją gotowość do nawiązania lub kontynuowania współpracy, lub partnerstwa z drugą stroną. Ten rodzaj listu jest używany w różnych kontekstach, włączając w to biznes, naukę, kulturę, politykę itp.

Ważne jest, aby list intencyjny był jasny, precyzyjny i dobrze sformułowany, aby uniknąć późniejszych nieporozumień.

Choć ten rodzaj dokumentu zazwyczaj nie ma mocy prawnej umowy i nie wywołuje skutków prawnych, skutki podpisania listu mogą stanowić podstawę do dalszych negocjacji i formalizacji współpracy w formie umowy lub kontraktu.

Zatem przy podpisaniu listu intencyjnego i ewentualnego prowadzenia negocjacji z konkurencyjną firmą lub firmą, która wpisuje się w charakter prowadzonej przez nas działalności, należy jasno określić zakres współpracy, aby nie dochodziło do nieporozumień na linii przedsiębiorca – przedsiębiorca.