Specyfikacja do faktury – wzór – przykład

17 

Jak napisać specyfikację do faktury? Specyfikacja jest dodatkiem do faktury. Taki dokument ma opisywać szczegóły konkretnych zakupów czy wydatków, wyjaśniać czego dotyczyły dane koszty i z czego wynikały.

Specyfikacja pozwala upewnić się, że przedsiębiorca nie zapomni o szczegółach dotyczących danej transakcji. Jak przygotować taki załącznik do faktury?

Dla ułatwienia Ci sporządzenia takiego dokumentu przygotowaliśmy gotowy do pobrania i wypełnienia przykładowy wzór specyfikacji do faktury, który pobierzesz, klikając poniższy przycisk:

Wzór pisma pochodzi z kategorii:
Opis

Czym jest specyfikacja do faktury?

Specyfikacja do faktury jest dokumentem, który zawiera szczegółowe informacje na temat zrealizowanych zleceń. Przyjmuje ona postać łatwego do przeanalizowania zestawienia. Pozwala wyjaśnić, z jakiego tytułu i w jakim celu poszczególne opłaty pojawiły się na fakturze.

Specyfikacja pozwala uniknąć tworzenia osobnej dokumentacji do każdego zakupu czy każdej usługi wykonanej na rzecz tego samego podmiotu. Stanowi zatem rodzaj faktury zbiorczej.

Jako załącznik do faktury specyfikacja jest uporządkowanym i pogrupowanym w ramach jednego dokumentu zestawieniem usług czy towarów sprzedanych jednemu klientowi. Jeśli firma współpracuje w sposób regularny z danym kontrahentem, który dokonuje zakupu wielu towarów czy usług, faktura ze specyfikacją stanowi dla niego najlepszy dokument rozliczeniowy. 

Zastosowanie specyfikacji najłatwiej jest wyjaśnić na przykładzie usług warsztatu samochodowego. Taka firma każdego dnia zamawia wiele różnych części, zazwyczaj w jednym sklepie. Nie płaci jednak każdego dnia za swoje zakupy, a te nie są każdego dnia dokumentowane osobno. Rozliczenie odbywa się na podstawie zestawienia zbiorczego, czyli na podstawie specyfikacji do faktury miesięcznej.

Która strona wystawia specyfikację do faktury?

Specyfikacja do FV jako załącznik jest wystawiana przez sprzedawcę lub przez usługodawcę. Aby można było przygotować taki dokument, księgowy lub inna osoba odpowiedzialna za rozliczenia w firmie, wprowadza do systemu każdy zakup wraz z jego ceną, a na koniec miesiąca na podstawie zebranych danych wystawia pismo zbiorcze, czyli specyfikację do faktury.

Co istotne, taki dokument można przygotować zarówno dla innej firmy, jak i dla osoby fizycznej. 

W każdym programie księgowym przygotowywanie specyfikacji wygląda podobnie. Taka funkcja ukrywa się pod opcją fakturowania na podstawie wydarzeń płatnych. Poszczególne informacje do specyfikacji należy dodawać do systemu w formie wpisu, który będzie zawierał istotne dane na temat transakcji lub usługi, takie jak:

  • data wydarzenia, 
  • cena,
  • stawka VAT,
  • dane kontrahenta,
  • opis szczegółowy.

Co ważne, specyfikacja po wygenerowaniu na koniec miesiąca powinna zostać przestawiona kontrahentowi do zatwierdzenia. Natomiast na podstawie specyfikacji firma może wystawić później:

  • fakturę VAT,
  • proformę,
  • fakturę zaliczkową,
  • fakturę końcową,
  • paragon fiskalny i niefiskalny.

Jak napisać specyfikację do faktury?

Wiele osób zastanawia się, jak napisać specyfikację do faktury bez programu, który wygeneruje ją automatycznie. Programy księgowe nie są bowiem obowiązkowe, zatem firma nie musi z nich korzystać.

Przygotowując specyfikację samodzielnie, należy pamiętać, że w ramach takiego dokumentu, każda transakcja powinna zostać opisana za pomocą następujących informacji:

  • oznaczenie faktury, której dotyczy,
  • oznaczenie okresu, jaki obejmuje,
  • oznaczenie danych nabywcy towarów lub usług,
  • informacje o wysokości stawki VAT, sumie netto i brutto,
  • informacje o dodatkowych opłatach, dopłatach,
  • dokładny opis transakcji.

Dokument można przygotować w prosty sposób, wypełniając gotowy wzór specyfikacji do faktury, który uwzględnia wszystkie wymagane elementy formalne. 

Specyfikacja a realizacja zadań publicznych

Specyfikacja do faktury za usługi jest podsumowaniem wydatków z uwzględnieniem zaliczek czy innych obciążeń pozostałych do spłaty. W przypadku specyfikacji wystawianej w ramach realizacji konkretnego zadania publicznego dokument ten powinien zawierać dodatkowo:

  • dane wykonawcy,
  • dane kierownika projektu,
  • symbol i nazwę projektu, 
  • jednostkę organizacyjną, która będzie rozliczała wydatki w budżecie. 

Opis faktury dla projektu będzie uwzględniał także inne dodatkowe dane, jak:

  • liczba godzin,
  • liczba dni,
  • liczba dni opóźnienia,
  • naliczone kary umowne. 

Specyfikacja a rozliczenia usług niematerialnych

Specyfikację można stosować przy fakturach zbiorczych, a także przy rozliczaniu usług niematerialnych, takich jak:

  • projektowanie stron internetowych,
  • udzielanie porad,
  • prowadzenie konsultacji,
  • świadczenie usług reklamowych.

Jaką rolę pełni specyfikacja i dlaczego warto ją sporządzać?

Tworzenie specyfikacji do faktury nie jest procesem uciążliwym ani pracochłonnym. Warto natomiast dopinać ją do dokumentów sprzedażowych, ponieważ okazuje się przydatna między innymi w obliczu kontroli podatkowej.

Specyfikacja umożliwia dokładne ustalenie wartości sprzedaży oraz związanych z nią podatków i opłat. Jest to dokument ważny w przypadku sprzedaży towarów lub usług na rzecz podmiotów, które są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Specyfikacja przydaje się również w okolicznościach reklamacji lub zwrotu towarów. Dzięki zawartym w niej szczegółowym informacjom sprzedawca i nabywca mogą dokładnie określić, jakie towary lub usługi zostały sprzedane.

Przygotowanie specyfikacji może okazać się konieczne, ze względu na fakt, że przedsiębiorcy mają prawo zażądać wydania takiego dokumentu w ramach transakcji.

Na wezwanie kontrahenta, firma powinna być w stanie taką specyfikację dostarczyć, a będzie to trudniejsze, jeśli takie informacje jak data sprzedaży, termin płatności czy nazwa kontrahenta nie będą notowane na bieżąco.

Nawet jeśli druga strona nie wymaga sporządzenia specyfikacji, dokument ten jest przydatny dla sprzedawcy czy usługodawcy, między innymi w przypadku sporów i reklamacji. Może stanowić dowód na poparcie twierdzeń jednej ze stron.

Ważne jest jednak, aby specyfikacja była sporządzona w sposób przejrzysty i uporządkowany. Firmy bardzo często stosują w takich dokumentach różnego rodzaju skróty, które drugiej stronie trudno jest rozszyfrować. W takim przypadku przedsiębiorca powinien przygotować odpowiednią instrukcję, która pozwoli nabywcy odczytać wszystkie dane zawarte w specyfikacji. 

specyfikacja-do-faktury-wzor-przyklad
Specyfikacja do faktury - wzór - przykład
17