Rozliczenie wycieczki szkolnej – wzór

Jak przygotować rozliczenie wycieczki szkolnej?

Dokładna zawartość rozliczenia wycieczki szkolnej zależy w głównej mierze od harmonogramu wycieczki. Niemniej jednak do przygotowania takiego dokumentu kierownik może wykorzystać uniwersalny wzór rozliczenia wycieczki szkolnej, który podpowiada, jakie elementy należy uwzględnić w takim rozliczeniu.

Pismo zawiera między innymi:

• termin realizacji wycieczki,
• miejsce wycieczki, 
• dane kierownika wycieczki,
• liczbę uczestników,
• określenie wysokości wpływów – wpłaty od uczestników wycieczki oraz inne wpływy (np. dofinansowanie),
• określenie wysokości wydatków, w tym koszty transportu, koszty noclegu, koszty wyżywienia, koszty zakupu biletów wstępu, inne wydatki,
• określenie wysokości kosztów na jednego uczestnika wycieczki,
• pozostała kwota po rozliczeniu kosztów (wpływy minus koszty),
• sposób wykorzystania nadwyżki (jeśli występuje) – propozycja zatwierdzana przez dyrektora.

Jeśli rozliczenie kosztów wycieczki wykaże nadwyżkę, szkoła powinna zwrócić proporcjonalną kwotę każdemu uczestnikowi wycieczki. 

Jakie dokumenty sporządza się w ramach wycieczki szkolnej?

Rozliczenie kosztów wycieczki to dokument, który kierownik wycieczki przygotowuje po zakończeniu wycieczki, czyli po powrocie z wyjazdu. Natomiast przed wyjazdem kierownik sporządza:

• kartę wycieczki,
• listę uczestników wycieczki,
• program wycieczki.

Wpływy i wydatki związane z wycieczką muszą być odpowiednio udokumentowane. Dowodami niezbędnymi do rozliczenia wycieczki są więc między innymi:

• wspomniana lista uczestników wycieczki z oznaczeniem wysokości wpłaty,
• faktury, paragony, rachunki,
• a także bilety,
• i inne dowody, np. związane z dofinansowaniem wycieczki.