Protokół reklamacyjny – wzór

Jaką formę powinien mieć protokół reklamacyjny?

Reklamację można zgłosić w formie ustnej lub pisemnej, jednak nawet ustnie zgłoszona reklamacja powinna zostać odnotowana na odpowiednim formularzu. Druk protokołu reklamacyjnego zawiera pytania, które pozwalają wyjaśnić zaistniały problem i rozpatrzyć reklamację zgodnie z przepisami.

Formularz reklamacyjny może zostać doręczony konsumentowi na kilka sposobów. Przedsiębiorca ma prawo udostępnić go na swojej stronie internetowej, przesłać mailem wraz z potwierdzeniem realizacji zamówienia, a także wysłać go wraz z zamówieniem do klienta. 

Jakie elementy powinien zawierać protokół reklamacyjny?

Protokół reklamacyjny musi zawierać wszystkie informacje niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia reklamacyjnego. Z tego względu najkorzystniej jest przygotować go, stosując sprawdzony wzór protokołu reklamacyjnego. Dokument uwzględnia:

• dane nabywcy towaru, w tym imię, nazwisko, adres, numer kontaktowy, adres e-mail,
• datę nabycia towaru,
• numer umowy, paragonu lub faktury,
• nazwę towaru,
• opis towaru: rodzaj, typ, numer fabryczny,
• ilość towaru,
• cenę towaru,
• miejsce nabycia towaru,
• powód reklamacji, w tym opis wady/uszkodzenia towaru,
• datę stwierdzenia wady,
• informację o terminie rozpatrzenia reklamacji – 14 dni,
• datę i miejsce przyjęcia zgłoszenia reklamacyjnego,
• podpis reklamującego.

Do druku przykładowego protokołu reklamacyjnego dołącza się dokumentację fotograficzną towaru uszkodzonego. Przedsiębiorca może także ułatwić konsumentowi wypełnienie formularza reklamacyjnego poprzez zastosowanie ankiet dotyczących wykrytych wad towaru oraz żądań reklamacyjnych.

Jeśli chodzi o wady towaru, to wśród propozycji warto wymienić tutaj:

• wady fabryczne, 
• niezgodność towaru z opisem,
• niską jakość towaru – niezgodną z oczekiwaniami klienta, itd.

Natomiast wśród możliwych sposobów rozpatrzenia reklamacji:

• naprawę/usunięcie wady,
• wymianę towaru na nowy,
• zwrot pieniędzy: w postaci pieniężnej lub bonu na zakupy.